Loose-Leaf Binders: การแฮ็กองค์กรที่คุณพลาดไป

โต๊ะทำงานรกๆ มักเริ่มต้นด้วยปัญหาเล็กๆ น้อยๆ นั่นคือกระดาษแผ่นเดียวไม่มีบ้านที่ชัดเจน ใบเสร็จอยู่ข้างแล็ปท็อป แบบฟอร์มของโรงเรียนถูกวางไว้ใต้สมุดบันทึก เอกสารการบริการหลุดเข้าไปในลิ้นชัก และไม่กี่วันต่อมา ฉันจำไม่ได้ว่าวางไว้ที่ไหน ฉันใช้เครื่องผูกง่ายๆ เพียงอันเดียวเพื่อป้องกันไม่ให้กองนั้นเติบโต แฟ้มไม่ได้มีไว้เพื่อเก็บกระดาษทุกแผ่นที่ฉันเป็นเจ้าของ ทำหน้าที่เป็นแหล่งรวมเอกสารระยะสั้นที่ยังต้องการการดูแล เลือกแฟ้มที่เปิดง่ายและใหญ่พอสำหรับกระดาษธรรมดาของคุณ แฟ้มขนาด 1.5 หรือ 2 นิ้วใช้ได้ดีกับบ้านส่วนใหญ่ เพิ่มแถบแบ่งแท็บห้าถึงเจ็ดช่องและช่องใส่พลาสติกสองสามช่อง ส่วนของฉันมักจะมีลักษณะดังนี้: - สิ่งที่ต้องทำ - แฟ้มเอกสาร - ใบเสร็จรับเงิน - บ้าน - สุขภาพ - โรงเรียนหรือที่ทำงาน - หมายเหตุ ส่วน "สิ่งที่ต้องทำ" จะอยู่ด้านหน้า การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ นี้ช่วยให้ฉันเห็นว่าสิ่งใดต้องดำเนินการโดยไม่ต้องค้นหาผ่านเอกสารเก่า กระดาษจะเข้าไปในแฟ้มทันทีที่ฉันหยิบมันขึ้นมา ฉันถามคำถามง่ายๆ ข้อหนึ่ง: “จะต้องเกิดอะไรขึ้นกับบทความนี้?” หากฉันต้องการโทรออก ลงนามในแบบฟอร์ม จ่ายบิล หรือตรวจสอบวันที่ ข้อมูลนั้นจะอยู่ใน “สิ่งที่ต้องทำ” ถ้าฉันต้องการเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิงเท่านั้น มันก็จะเข้าสู่หัวข้อเรื่องที่ถูกต้อง หากฉันไม่ต้องการมัน ฉันจะรีไซเคิลมัน เพื่อป้องกันไม่ให้แฟ้มกลายเป็นกล่องเก็บของอื่น ฉันยังวางกระดาษไว้ที่ด้านหน้าของส่วน "สิ่งที่ต้องทำ" มีคอลัมน์เล็กๆ สามคอลัมน์: | เอกสาร | การกระทำ | วันที่ | |---|---|---| | หนังสือค้ำประกัน | ผู้ให้บริการโทรศัพท์ | 18 มีนาคม | | แบบฟอร์มโรงเรียน | เพิ่มลายเซ็น | 20 มีนาคม | | ค่าสาธารณูปโภค | ตรวจสอบจำนวนเงิน | 22 มีนาคม | ฉันไม่ได้เขียนบันทึกยาว คำไม่กี่คำก็เพียงพอที่จะเตือนฉันว่าต้องทำอะไร กระเป๋าพลาสติกใสบนปกด้านในสำหรับใส่สิ่งของที่สูญหายได้ง่าย เช่น แสตมป์ ปากกา บัตรนัดหมาย และซองจดหมายขนาดเล็ก ฉันเก็บเฉพาะสิ่งของที่มีประโยชน์ไว้ที่นั่น วัสดุสิ้นเปลืองมากเกินไปทำให้กระเป๋าใช้งานยาก ตัวอย่างจริงจากบ้านของฉันเกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มอนุญาตของโรงเรียน ก่อนที่จะใช้แฟ้ม ฉันมักจะวางแบบฟอร์มไว้บนเคาน์เตอร์ครัว ถ้ามีคนย้ายเอกสารฉันต้องตรวจดูหลายห้อง ตอนนี้แบบฟอร์มจะเข้าสู่ "สิ่งที่ต้องทำ" และแผ่นงานการดำเนินการจะแสดงวันที่ครบกำหนด เมื่อฉันลงนามแล้ว แบบฟอร์มจะย้ายไปยังส่วนของโรงเรียนจนกว่าจะได้รับการส่งมอบ ระบบใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการตั้งค่า แต่ใช้งานได้เนื่องจากรายงานแต่ละฉบับมีขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน ฉันตรวจสอบเครื่องผูกสัปดาห์ละสองครั้ง ในระหว่างการตรวจสอบ ฉันจะนำเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ออก อัปเดตเอกสารการดำเนินการ และย้ายเอกสารไปยังที่จัดเก็บระยะยาวเมื่อจำเป็น เอกสารบางฉบับอาจอยู่ในกล่องแฟ้มที่ถูกล็อคหรือโฟลเดอร์ดิจิทัล แทนที่จะอยู่ในแฟ้ม มีกฎข้อหนึ่งที่ฉันพยายามปฏิบัติตาม: เครื่องผูกควรใช้งานง่าย หากส่วนใดเต็มเกินไป ฉันจะลบเอกสารเก่าออก หากป้ายกำกับไม่เหมาะกับกิจวัตรประจำวันของฉันอีกต่อไป ฉันจะเปลี่ยนมัน ระบบจัดเก็บเอกสารภายในบ้านควรสอดคล้องกับวิถีชีวิตของฉัน ไม่ใช่บังคับให้ฉันต้องทำตามขั้นตอนที่ซับซ้อน เป้าหมายไม่ใช่โต๊ะที่สมบูรณ์แบบ เป้าหมายคือการรู้ว่าจะวางกระดาษไว้ที่ไหนเมื่อเข้าไปในบ้าน แฟ้มเดียว ส่วนที่ชัดเจนบางส่วน และรายการดำเนินการสั้นๆ สามารถเปลี่ยนเอกสารที่หลวมๆ ให้เป็นระบบที่ง่ายต่อการบำรุงรักษา

กองกระดาษเติบโตอย่างเงียบ ๆ ใบเสร็จรับเงินอยู่ใต้สมุดบันทึก บันทึกการประชุมจะหายไปภายในโฟลเดอร์ แผ่นงานที่มีประโยชน์ติดอยู่ระหว่างหน้าที่ไม่สำคัญอีกต่อไป ฉันได้จัดการกับปัญหานี้ทั้งที่ทำงาน ที่บ้าน และระหว่างเรียน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดพื้นที่เก็บข้อมูลเสมอไป มันเป็นการขาดระบบง่ายๆ ที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการของฉันเปลี่ยนไป นั่นคือจุดที่เครื่องผูกแบบหลวม ๆ มีประโยชน์ ไม่เหมือนกับสมุดบันทึกทั่วไป แฟ้มช่วยให้ฉันเพิ่ม ลบ ย้าย และนำหน้ากลับมาใช้ใหม่ได้ ความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ นี้สามารถทำให้การจัดระเบียบในแต่ละวันง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง ### ฉันสามารถจัดเรียงหน้าเกี่ยวกับวิธีการทำงานของฉันได้ สมุดบันทึกเข้าเล่มทำให้ฉันมีลำดับที่แน่นอน เมื่อฉันเขียนในหน้า 20 หน้าจะอยู่ที่นั่น แฟ้มเอกสารแบบหลวมช่วยให้ฉันควบคุมได้มากขึ้น ฉันสามารถสร้างส่วนสำหรับ: - บันทึกการประชุม - แผนโครงการ - ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ - เอกสารการฝึกอบรม - บันทึกส่วนบุคคล - บันทึกการศึกษา - รายการตรวจสอบ - หน้าอ้างอิง เมื่อโครงการเปลี่ยนแปลง ฉันสามารถย้ายบันทึกย่อล่าสุดไปไว้ด้านหน้าได้ เมื่อมีหัวข้อเพิ่มขึ้น ฉันสามารถเพิ่มหน้าได้โดยไม่ต้องเริ่มสมุดบันทึกใหม่ ฉันใช้แฟ้มเดียวสำหรับงานต่อเนื่องและแบ่งโดยใช้แผ่นคั่นแบบแท็บ แต่ละส่วนมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้บันทึกย่อสั้น ๆ กระจายไปยังสมุดบันทึกหลาย ๆ อัน ### จะช่วยลดการเขียนซ้ำ หลายคนเขียนข้อมูลเดิมซ้ำเพราะบันทึกเก่าอัปเดตยาก เครื่องผูกแบบหลวมๆ ช่วยหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นได้ สามารถเปลี่ยนแผ่นข้อมูลติดต่อที่พิมพ์ออกมาได้เมื่อรายละเอียดเปลี่ยนแปลง สามารถอัพเดตคู่มือกระบวนการได้โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารทั้งหมดอีกครั้ง รายการตรวจสอบรายสัปดาห์สามารถคัดลอกหรือลบออกได้ตามปริมาณงานปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจบริการขนาดเล็กอาจเก็บแฟ้มไว้พร้อมแบบฟอร์มลูกค้า บันทึกการจัดหา รายการตรวจสอบของพนักงาน และบันทึกการบำรุงรักษา หากแบบฟอร์มมีการเปลี่ยนแปลง เจ้าของจะต้องเปลี่ยนเพจนั้นเท่านั้น เครื่องผูกที่เหลือยังคงอยู่กับที่ ซึ่งช่วยประหยัดกระดาษและลดความยุ่งเหยิง ### ใช้งานได้ดีกับการเปลี่ยนแปลงโครงการ งานบางงานไม่เป็นไปตามเส้นทางที่ตายตัว แผนการตลาดอาจเริ่มต้นด้วยการวิจัย มุ่งสู่การสร้างเนื้อหา และรวมคำติชมของลูกค้าในภายหลัง แผนการเรียนอาจมีการเปลี่ยนแปลงหลังการทดสอบ การปรับปรุงบ้านอาจต้องวัดขนาด ราคา และรายการงานใหม่ เครื่องผูกรองรับการเคลื่อนไหวประเภทนี้ ฉันสามารถวางหน้าใหม่ข้างบันทึกย่อของหน้านั้นได้ ฉันสามารถย้ายงานที่เสร็จแล้วไปไว้ในส่วนเก็บถาวรได้ ฉันสามารถเก็บเทมเพลตเปล่าไว้ด้านหลังเพื่อใช้ในภายหลังได้ ระบบจะติดตามโปรเจ็กต์แทนที่จะบังคับโปรเจ็กต์ลงในสมุดบันทึกแบบตายตัว นี่คือเหตุผลหนึ่งที่แฟ้มมีประโยชน์สำหรับฟรีแลนซ์ ครู นักเรียน ทีมงานในสำนักงาน และครอบครัวที่จัดการเอกสารในครัวเรือน ### ทำให้ทบทวนได้ง่ายขึ้น การจัดระเบียบที่ดีไม่ใช่แค่การจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการค้นหาและทบทวนด้วย แฟ้มใสช่วยให้ฉันมองเห็น: - งานที่ยังคงเปิดอยู่ - แบบฟอร์มที่ต้องอัปเดต - หมายเหตุที่ต้องดำเนินการ - เอกสารที่อยู่ในพื้นที่จัดเก็บระยะยาว - แนวคิดที่อาจสนับสนุนโครงการในอนาคต แท็บสี หมายเลขหน้า และป้ายกำกับแบบเรียบง่ายสร้างความแตกต่างได้ ฉันไม่ต้องการวิธีการยื่นที่ซับซ้อน ฉันต้องการเพียงป้ายกำกับที่ตรงกับวิธีการค้นหาข้อมูลเท่านั้น ป้ายกำกับที่เป็นประโยชน์อาจเป็น "กำลังตรวจสอบ" "ใช้งานอยู่" "ข้อมูลอ้างอิง" หรือ "เก็บถาวร" คำเหล่านี้ใช้งานง่ายกว่าหมวดหมู่ที่มีรายละเอียดมากมาย ### รองรับทั้งงานกระดาษและงานดิจิตอล เครื่องผูกไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเครื่องมือดิจิตอล ก็สามารถสนับสนุนพวกเขาได้ ฉันมักจะใช้กระดาษเพื่อหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากการอ่านอย่างรวดเร็ว การเขียนด้วยลายมือ หรือการทบทวนด้วยภาพ ที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลทำงานได้ดีกับไฟล์ที่ต้องการแชร์ ค้นหา หรือสำรองข้อมูล เครื่องผูกสามารถเก็บเอกสารสรุป ไดอะแกรม รายการดำเนินการ และบันทึกย่อที่พิมพ์ออกมาซึ่งเชื่อมต่อกับไฟล์ดิจิทัล รหัส QR หรือชื่อไฟล์แบบสั้นสามารถเชื่อมโยงหน้ากระดาษกับเอกสารออนไลน์ได้ ภาพรวมโปรเจ็กต์ที่พิมพ์ออกมาสามารถแสดงแผนหลักได้ ในขณะที่ไฟล์ทั้งหมดจะยังคงอยู่ในคอมพิวเตอร์หรือคลาวด์ไดรฟ์ การตั้งค่านี้ทำให้ฉันมีข้อมูลอ้างอิงทางกายภาพโดยไม่ต้องพิมพ์ทุกหน้า ### ช่วยให้ผู้คนเรียนรู้ผ่านบันทึกที่ใช้งานอยู่ นักเรียนและผู้เข้ารับการฝึกอบรมอาจได้รับประโยชน์จากแฟ้มเนื่องจากสามารถจัดเรียงบันทึกใหม่ได้เมื่อความเข้าใจเติบโตขึ้น ผู้เรียนสามารถเก็บ: - บันทึกย่อของชั้นเรียน - คำถามฝึกหัด - งานแก้ไข - หน้าคำศัพท์ - ไดอะแกรม - ใบตอบรับ - รายการตรวจสอบการแก้ไข หลังจากบทเรียน นักเรียนสามารถย้ายหัวข้อที่ยากไปในส่วนการทบทวนได้ แบบฝึกหัดที่ได้รับการแก้ไขจะอยู่ใกล้กับบันทึกต้นฉบับ ทำให้มองเห็นความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น ครูยังสามารถเตรียมแฟ้มที่มีแผนการสอน เอกสารแจก เอกสารการเข้างาน และบันทึกกิจกรรมได้อีกด้วย เมื่อชั้นเรียนต้องการรูปแบบที่แตกต่างออกไป สามารถปรับหน้าต่างๆ ได้โดยไม่ต้องสร้างสื่อการสอนทั้งชุดใหม่ ### การตั้งค่าที่ถูกต้องมีความสำคัญ เครื่องผูกอาจกลายเป็นอีกแหล่งของความยุ่งเหยิงได้หากทุกหน้าเข้าไปโดยไม่ได้วางแผนไว้ ฉันใช้การตั้งค่าง่ายๆ: 1. เลือกวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับแฟ้ม 2. เพิ่มส่วนที่ติดป้ายกำกับจำนวนเล็กน้อย 3. เก็บหน้าที่ใช้บ่อยไว้ใกล้ด้านหน้า 4. ลบหน้าที่ล้าสมัยออกระหว่างการตรวจสอบตามปกติ 5. จัดเก็บวัสดุสำเร็จรูปในส่วนเอกสารสำคัญหรือตำแหน่งอื่น 6. ใช้ตัวป้องกันหน้าสำหรับเอกสารที่ต้องการการป้องกันเพิ่มเติมเท่านั้น 7. เก็บกระดาษสำรองและตัวแบ่งไว้ด้วยกันเพื่อให้การอัปเดตทำได้ง่าย เครื่องผูกควรตรงกับจำนวนข้อมูลที่ฉันจัดการ เครื่องผูกแบบบางอาจเหมาะกับหลักสูตรระยะสั้น รุ่นที่กว้างขึ้นอาจเหมาะกับโปรเจ็กต์ที่มีขนาดยาว แต่การเติมมากเกินไปอาจทำให้พลิกและยกหน้าได้ยาก ### ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง ข้อผิดพลาดประการหนึ่งคือการสร้างส่วนต่างๆ มากเกินไป หากหัวข้อเล็กๆ แต่ละหัวข้อมีตัวแบ่งของตัวเอง การค้นหาหน้าอาจใช้เวลานานกว่านั้น ข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือการเก็บเอกสารที่ล้าสมัยปะปนกับเอกสารปัจจุบัน ฉันชอบทำเครื่องหมายหน้าเก่าด้วยวันที่ตรวจสอบหรือย้ายไปยังส่วนเก็บถาวร ข้อผิดพลาดประการที่สามคือการเลือกเครื่องผูกตามลักษณะที่ปรากฏเท่านั้น ขนาดแหวน คุณภาพกระดาษ รูปแบบการปิด และการพกพา ส่งผลต่อการใช้งานในแต่ละวัน แฟ้มที่ดูดีแต่เปิดไม่เรียบอาจทำให้หงุดหงิดได้ ทางเลือกที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับงาน นักเรียนอาจต้องใช้แฟ้มบางๆ ที่ใส่ในกระเป๋าเป้ได้ สำนักงานอาจต้องการโมเดลที่แข็งแกร่งกว่าสำหรับแบบฟอร์มและหน้าอ้างอิง ผู้ใช้ตามบ้านอาจต้องมีช่องสำหรับใส่ใบเสร็จ ฉลาก และเอกสารขนาดเล็ก เครื่องผูกแบบหลวมๆ ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาแบบมหัศจรรย์สำหรับทุกปัญหาขององค์กร ทำงานได้เนื่องจากอนุญาตให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องบังคับให้ทั้งระบบเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง ฉันสามารถอัปเดตหนึ่งหน้า ย้ายหนึ่งส่วน หรือลบเอกสารหนึ่งฉบับโดยยังคงรักษาโครงสร้างที่เหลือไว้เหมือนเดิม ความยืดหยุ่นดังกล่าวทำให้เครื่องผูกธรรมดามีประโยชน์มากกว่าที่ปรากฏครั้งแรก สำหรับการเปลี่ยนแปลงบันทึก โครงการที่กำลังดำเนินอยู่ วัสดุการศึกษา และบันทึกในครัวเรือน สามารถเปลี่ยนกระดาษที่กระจัดกระจายเป็นระบบที่ใช้งานและบำรุงรักษาได้ง่ายขึ้น

ปัญหาการจัดระเบียบหลายอย่างไม่ได้เกิดจากการขาดพื้นที่จัดเก็บ มักเกิดจากการมีของมากเกินไป เก็บของผิดที่ หรือใช้ระบบที่ต้องใช้ความพยายามมากกว่าเรื่องยุ่งวุ่นวาย ฉันเคยคิดว่ากล่อง ชั้นวาง หรือฉากกั้นลิ้นชักใหม่จะช่วยแก้ปัญหาได้ ผลลัพธ์มักจะเต็มไปด้วยสิ่งของที่ฉันไม่ค่อยได้ใช้ในภาชนะมากขึ้น ห้องดูเป็นระเบียบเรียบร้อยในช่วงสั้นๆ แต่ความยุ่งเหยิงเหมือนเดิมก็กลับมา แนวทางที่ดีกว่าเริ่มต้นจากสิ่งที่ฉันมีอยู่แล้ว ### ดูพื้นที่ก่อนซื้ออะไร โดยเริ่มจากการเลือกพื้นที่เล็กๆ สักพื้นที่ เช่น ลิ้นชักในครัว ชั้นวางของในห้องน้ำ หรือโต๊ะข้างเตียง พื้นที่ขนาดเล็กช่วยให้จัดการกระบวนการได้ง่ายขึ้นและช่วยให้ฉันเห็นว่าอะไรเป็นสาเหตุของความยุ่งเหยิง ฉันนำทุกอย่างออกมาและจัดวางสิ่งของที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน: - ปากกาและกระดาษ - สายเคเบิลและที่ชาร์จ - ผลิตภัณฑ์ทำความสะอาด - เครื่องสำอางและผลิตภัณฑ์ดูแลผิว - ฝาปิดเก็บอาหาร - เครื่องมือและอะไหล่ ขั้นตอนนี้มักจะเผยให้เห็นว่าฉันมีหลายรายการที่ใช้เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าปัญหามาจากวัตถุมากเกินไปหรือจากตำแหน่งที่ไม่ดี ลิ้นชักที่เต็มไปด้วยสายไฟหลวมๆ อาจไม่จำเป็นต้องใช้ที่เก็บสายไฟ อาจต้องใช้สายเคเบิลน้อยลงและมีที่ที่ชัดเจนสำหรับสายที่ฉันใช้ ### ลบรายการที่ไม่รองรับชีวิตประจำวันอีกต่อไป ฉันถามตัวเองสองสามคำถามโดยตรง: - ฉันจะใช้รายการนี้หรือไม่? - ฉันจะสังเกตไหมว่ามันหายไป? - ฉันเป็นเจ้าของสินค้าอื่นที่ทำงานเหมือนกันหรือไม่? - ชำรุด หมดอายุ หรือขาดชิ้นส่วนที่มีประโยชน์หรือไม่? - การเก็บมันไว้จะสร้างงานพิเศษหรือไม่? ฉันไม่จำเป็นต้องทิ้งทุกสิ่งที่ฉันไม่ได้ใช้เมื่อเร็ว ๆ นี้ สินค้าบางรายการมีคุณค่าตามฤดูกาลหรือใช้งานได้จริง เสื้อคลุมกันหนาว เตาแคมปิ้ง หรืออุปกรณ์ซ่อมแซมอาจไม่ได้ใช้งานเป็นเวลาหลายเดือน แต่ก็ยังสมควรมีไว้ เป้าหมายคือแยกของที่มีประโยชน์ออกจากของที่อยู่เฉยๆ เพราะรู้สึกผิดที่ต้องกำจัดทิ้ง ตัวอย่างเช่น ฉันอาจพบถุงที่ใช้ซ้ำได้ห้าใบในตู้ ฉันเก็บอันที่ฉันใช้เป็นประจำ วางไว้ในรถของฉัน และส่งต่อให้คนที่สามารถใช้ได้ ตู้มีพื้นที่เพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องมีอุปกรณ์จัดเก็บใหม่ ### ให้สิ่งของแต่ละชิ้นมีบ้านที่เป็นธรรมชาติ สิ่งของจะง่ายต่อการจัดเก็บเมื่อที่จัดเก็บตรงกับวิธีที่ฉันใช้ ฉันเก็บอุปกรณ์ทำอาหารประจำวันไว้ใกล้กับบริเวณที่ฉันเตรียมอาหาร ฉันวางแบตเตอรี่ไว้ในขวดเล็กใกล้กับสิ่งของที่ต้องการ ฉันเก็บผ้าทำความสะอาดไว้ใกล้อ่างล้างจานแทนที่จะซ่อนไว้ในตู้ที่ห่างไกล บ้านที่ดีควรเป็น: - เข้าถึงได้ง่าย - สังเกตได้ง่าย - ใกล้จุดใช้งาน - มีขนาดใหญ่เพียงพอสำหรับวางสิ่งของ - ดูแลรักษาง่าย หากการคืนสิ่งของต้องใช้หลายขั้นตอน ฉันอาจจะทิ้งมันไว้บนโต๊ะ นี่ไม่ใช่ความล้มเหลวส่วนบุคคล เป็นข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับระบบ ตะกร้าใกล้ประตูหน้าสามารถเก็บกุญแจ แว่นกันแดด และจดหมายได้ ชามบนโต๊ะสามารถเก็บคลิปหนีบและอุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็กได้ โซลูชันเหล่านี้ใช้สิ่งของที่อาจมีอยู่แล้วที่บ้าน ### ใช้ภาชนะที่คุณมีอยู่แล้ว ก่อนจะซื้อกล่องเก็บของผมจะตรวจสอบส่วนอื่นๆ ของบ้านก่อน กล่องรองเท้าเปล่าสามารถเก็บสายเคเบิล อุปกรณ์งานฝีมือ หรือเอกสารได้ ภาชนะบรรจุอาหารขนาดเล็กสามารถเก็บสกรู เครื่องประดับผม หรือแบตเตอรี่ได้ แก้วมัคที่สะอาดสามารถใส่ปากกาได้ ถุงผ้าสำรองสามารถเก็บถุงช้อปปิ้งแบบใช้ซ้ำได้ ภาชนะไม่จำเป็นต้องตรงกับห้อง จำเป็นต้องทำให้เนื้อหาค้นหาได้ง่าย ฉันหลีกเลี่ยงการเติมทุกภาชนะขึ้นไปด้านบน พื้นที่ว่างเล็กๆ น้อยๆ ช่วยให้คืนสินค้าได้ง่ายขึ้นและดูว่ามีอะไรอยู่ข้างใน เมื่อกล่องใช้งานยาก กล่องอาจจะเล็กเกินไปหรือฉันอาจจะเก็บมากเกินไป ป้ายกำกับสามารถช่วยได้ แต่ไม่จำเป็นสำหรับทุกพื้นที่ ฉันใช้ป้ายกำกับเมื่อกล่องหลายกล่องมีลักษณะเหมือนกัน หรือเมื่อบุคคลอื่นต้องการค้นหาสิ่งของโดยไม่ต้องถามฉัน ### สร้างขีดจำกัดสำหรับความยุ่งเหยิงทั่วไป บางหมวดหมู่เพิ่มขึ้นเนื่องจากไม่มีขีดจำกัดที่ชัดเจน กระดาษ แก้ว เสื้อผ้า สายไฟ และเครื่องใช้ในห้องน้ำสามารถกระจายไปทั่วห้องเมื่ออนุญาตให้ทุกชิ้นเข้าพัก ฉันเลือกขีดจำกัดทางกายภาพตามพื้นที่ที่ฉันมี - แก้วน้ำต้องวางบนชั้นเดียว - เสื้อผ้าในชีวิตประจำวันต้องใส่ในลิ้นชักเดียว - เอกสารสำคัญต้องอยู่ในโฟลเดอร์เดียว - สายชาร์จต้องใส่ในกล่องเล็กๆ 1 กล่อง เมื่อพื้นที่เต็มก็รีวิวของก่อนลงเพิ่ม สิ่งนี้จะเปลี่ยนพื้นที่เก็บของให้กลายเป็นสิ่งเตือนใจที่อ่อนโยน แทนที่จะเป็นโครงการต่อเติมที่ไม่มีที่สิ้นสุด ครอบครัวที่มีลูกอาจใช้ตะกร้าหนึ่งใบสำหรับเก็บของเล่นในห้องนั่งเล่น เมื่อตะกร้าเต็ม ครอบครัวก็สามารถย้ายของเล่นกลับไปที่ห้องของเด็กหรือเลือกสิ่งของที่จะส่งต่อได้ ตะกร้าสร้างขอบเขตที่มองเห็นได้โดยไม่ต้องใช้พื้นที่เก็บของขนาดใหญ่ ### แก้ไขการไหลของสิ่งของในชีวิตประจำวัน ความยุ่งเหยิงมักจะเป็นไปตามรูปแบบ รองเท้าเก็บอยู่ที่ประตู จานชามยังคงอยู่ข้างอ่างล้างจาน พัสดุรวมตัวกันอยู่บนพื้น กองเสื้อผ้าอยู่บนเก้าอี้ ฉันเฝ้าดูสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นเวลาหลายวันและมองหาจุดที่สิ่งของหยุดเคลื่อนไหว ถ้าจดหมายยังอยู่บนเคาน์เตอร์ครัว ฉันจะวางแฟ้มหรือถาดเล็กๆ ไว้ตรงนั้น หากเสื้อผ้าสะสมอยู่บนเก้าอี้ ฉันจะติดตะขอไว้ใกล้ ๆ หรือขยับตะกร้าซักผ้าเข้ามาใกล้ยิ่งขึ้น หากถุงกองอยู่ใกล้ประตู ฉันจะจัดชั้นวางไว้หนึ่งชั้น การแก้ปัญหาควรสนับสนุนนิสัยที่มีอยู่แล้ว การขอให้คนอื่นขนของไปทั่วบ้านอาจฟังดูสมเหตุสมผล แต่เส้นทางที่สั้นกว่านั้นน่าจะได้ผลมากกว่า ### ตั้งค่ากิจวัตรการรีเซ็ตเล็กๆ น้อยๆ ฉันไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทั้งสัปดาห์ในการจัดการ การรีเซ็ตสั้นๆ จะทำให้มีพื้นที่ว่างเหลืออยู่ ในตอนท้ายของวัน ฉันจะคืนสิ่งของกลับไปยังบ้านของพวกเขา เคลียร์พื้นที่หนึ่ง และนำสิ่งของที่อยู่ในอีกห้องหนึ่งออก การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาสักครู่เมื่อระบบทำงานได้ดี ฉันยังเก็บตะกร้า "ขนย้าย" ขนาดเล็กไว้ด้วย สิ่งของที่เป็นของอื่นจะเข้าไปในระหว่างวัน ต่อมาก็หิ้วตะกร้าไปรอบบ้านและคืนทุกอย่างให้ในทริปเดียว วิธีนี้ป้องกันไม่ให้ฉันขัดจังหวะทุกงานเพื่อกำจัดวัตถุหนึ่งชิ้น นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้สิ่งของที่วางผิดที่กลายเป็นผู้อยู่อาศัยถาวรบนโต๊ะและเคาน์เตอร์ ### รีวิวก่อนซื้อพื้นที่จัดเก็บ เมื่อฉันรู้สึกอยากซื้อออแกไนเซอร์ ฉันจะหยุดและตรวจสอบสามสิ่งต่อไปนี้: 1. ฉันได้ลบสิ่งของที่ไม่ต้องการอีกต่อไปแล้วหรือไม่? 2.รายการที่เหลือมีบ้านชัดเจนหรือไม่? 3. สินค้าใหม่จะทำให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นหรือไม่? หากคำตอบของคำถามสุดท้ายไม่ชัดเจนฉันก็รอ ผลิตภัณฑ์ใหม่สามารถซ่อนความยุ่งเหยิงโดยไม่ลดความยุ่งเหยิงลง การซื้ออาจยังคงสมเหตุสมผลเมื่อสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะได้ เช่น การปกป้องเอกสารสำคัญหรือการเก็บอุปกรณ์ทำความสะอาดให้ห่างจากเด็ก สิ่งสำคัญคือการซื้อเพื่อความต้องการที่ทราบ ไม่ใช่เพื่อหวังว่าผลิตภัณฑ์จะสร้างนิสัย การจัดระเบียบไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยการช็อปปิ้ง ฉันสามารถเริ่มต้นด้วยการลดรายการที่ซ้ำกัน เปลี่ยนตำแหน่งของสิ่งของที่มีประโยชน์ และใช้คอนเทนเนอร์ที่มีอยู่แล้วในบ้าน เมื่อระบบตรงกับกิจวัตรประจำวันของฉัน การเก็บสิ่งของให้เป็นระเบียบต้องใช้ความพยายามน้อยลงและสร้างของเสียน้อยลง หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาของบทความนี้ โปรดติดต่อ Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029

ข้อมูลอ้างอิง David Allen 2001 Getting Things Done Julie Morgenstern 2004 Organizing from the Inside Out Marie Kondo 2014 The Life-Changing Magic of Tidying Up Peter Walsh 2017 Let It Go Joshua Becker 2018 The Minimalist Home Gretchen Rubin 2019 Outer Order Inner Calm