เคล็ดลับในการวางแผนเร็วขึ้น 30% ด้วยนักวางแผนรายวัน

หลายๆ คนใช้เวลามากเกินไปในการวางแผนวันของตนเองและใช้เวลาทำงานน้อยเกินไป ฉันเคยเขียนรายการงานยาวๆ ย้ายงานที่ยังทำไม่เสร็จไปวันถัดไป และสงสัยว่าเวลาของฉันหายไปไหน ปัญหาไม่ใช่การขาดความพยายาม แผนของฉันมีงานค้างอยู่มากเกินไป และไม่มีขีดจำกัดที่ชัดเจนว่าจะสามารถจัดงานได้มากเพียงใดในหนึ่งวัน เคล็ดลับการวางแผนรายวันง่ายๆ ช่วยให้ฉันทำแผนที่สั้นลงและใช้งานได้มากขึ้น: ฉันวางแผนเพียง 70% ของเวลาทำงานที่มีอยู่ และเหลือ 30% ที่เหลือไว้สำหรับข้อความ ความล่าช้า การพัก และงานเล็กๆ นี่ไม่ได้สัญญาว่าทุกคนจะวางแผนเร็วขึ้น 30% ช่วยให้วันมีพื้นที่มากขึ้น ซึ่งทำให้การวางแผนง่ายขึ้นและลดการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย ## กฎการวางแผนรายวัน 70% ใช้จำนวนชั่วโมงทำงานที่คุณมี ใช้ประมาณ 70% สำหรับงานที่วางแผนไว้ หากฉันมีเวลาทำงานแปดชั่วโมง ฉันจะไม่เต็มทั้งแปดชั่วโมงด้วยการประชุมและช่วงงาน ฉันวางแผนการทำงานที่มีสมาธิประมาณห้าชั่วโมงครึ่ง ส่วนที่เหลือยังคงเปิดอยู่เพื่อการหยุดชะงักตามปกติ ตารางเวลาง่ายๆ อาจมีลักษณะดังนี้: - 9:00–10:30 น. — เขียนรายงานลูกค้า - 10:30–11:00 น. — ข้อความและอีเมล - 11:00–12:00 น. — ตรวจสอบข้อมูล - 1:00–2:30 น. — เตรียมการนำเสนอ - 2:30–03:00 น. — บัฟเฟอร์สำหรับงานเล็กๆ - 3:00–5:00 น. — การประชุม อัปเดต และงานที่ยังไม่เสร็จ พื้นที่เปิดโล่งคือ ไม่เสียเวลา ช่วยปกป้องงานที่สำคัญจากตารางงานที่หนาแน่น ## ขั้นตอนที่ 1: เลือกผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการ ฉันเริ่มด้วยการถามว่า “ผลลัพธ์อะไรที่จะทำให้วันนี้มีประโยชน์” คำตอบต้องอธิบายผลลัพธ์ ไม่ใช่กิจกรรมที่คลุมเครือ “การทำงานตามรายงาน” เป็นเรื่องยากที่จะวัดได้ “จัดทำร่างรายงานฉบับแรกให้เสร็จสิ้น” ช่วยให้ฉันมีประเด็นที่ชัดเจนในการเข้าถึง ผลลัพธ์หลักประการหนึ่งช่วยให้ทั้งวันมีสมาธิ ฉันยังสามารถจัดการงานเล็กๆ ได้ แต่ไม่สามารถแข่งขันกับชิ้นงานที่มีประโยชน์ที่สุดได้ ## ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มงานเล็กๆ สองงาน หลังจากเลือกผลลัพธ์หลักแล้ว ฉันจะเพิ่มงานเล็กๆ ไม่เกินสองงาน ตัวอย่างเช่น: - ส่งใบเสนอราคาที่แก้ไขแล้ว - ยืนยันเวลาประชุมของวันพรุ่งนี้ ซึ่งจะทำให้รายการสั้นพอที่จะจำได้ รายการยาวๆ อาจดูมีประสิทธิผล แต่มักจะทำให้เกิดการตัดสินใจเพิ่มเติมตลอดทั้งวัน ## ขั้นตอนที่ 3: ประมาณเวลาจริงที่ฉันจดบันทึกว่าแต่ละงานอาจใช้เวลานานเท่าใด จากนั้นฉันก็เพิ่มบัฟเฟอร์เล็กน้อย รายงานที่ดูเหมือนจะต้องใช้เวลาสองชั่วโมงอาจใช้เวลาสามชั่วโมงเมื่อมีการค้นคว้า การตรวจสอบไฟล์ และการแก้ไขรวมอยู่ด้วย การประชุมอาจต้องใช้เวลาอีก 15 นาทีเพื่อบันทึกและติดตามผล การประมาณการของฉันมีลักษณะดังนี้: - งานหลัก: 3 ชั่วโมง - งานเล็ก: 30 นาที - งานเล็ก: 20 นาที - บัฟเฟอร์: 1 ชั่วโมง ยอดรวมน้อยกว่าวันทำงานเต็มวัน ความแตกต่างดังกล่าวทำให้ห้องแผนสามารถปรับได้ ## ขั้นตอนที่ 4: ใช้บล็อคเวลา ไม่ใช่ตัวเตือนคงที่ ฉันวางแต่ละงานไว้ในบล็อคเวลา ฉันไม่ได้สร้างการเตือนใหม่สำหรับทุกๆ การกระทำเล็กๆ น้อยๆ บล็อกเวลาบอกฉันว่าอะไรสมควรได้รับความสนใจในช่วงเวลาที่กำหนด อีกทั้งยังทำให้มีจุดหยุดที่ชัดเจนอีกด้วย สำหรับงานที่มีสมาธิ ฉันอาจใช้ช่วง 60–90 นาที สำหรับงานอีเมลหรือผู้ดูแลระบบ 20–30 นาทีก็อาจเพียงพอแล้ว เมื่อบล็อกสิ้นสุดลง ฉันจะตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป ## ขั้นตอนที่ 5: ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จด้วยความระมัดระวัง งานที่ยังไม่เสร็จไม่ควรย้ายไปพรุ่งนี้โดยไม่มีเหตุผล ฉันถาม: - การประมาณการสั้นเกินไปหรือไม่? - คำขอใหม่เปลี่ยนแผนหรือไม่ - งานมีขนาดใหญ่เกินไปหรือไม่? - ฉันเลื่อนออกไปเพราะการดำเนินการต่อไปไม่ชัดเจนหรือไม่? หากงานใหญ่เกินไปฉันก็แบ่งมัน “สร้างแผนการตลาด” อาจกลายเป็น: - ทบทวนผลลัพธ์ของเดือนที่แล้ว - เลือกกลุ่มเป้าหมาย - ร่างแนวคิดแคมเปญสามรายการ - ตั้งเวลาทบทวน การกระทำที่น้อยลงทำให้เริ่มบล็อกงานถัดไปได้ง่ายขึ้น ## ตัวอย่างเชิงปฏิบัติ ผู้ช่วยฝ่ายขายอาจเริ่มต้นวันใหม่ด้วยแปดงาน แทนที่จะจัดทั้งแปดรายการตามกำหนดการ พวกเขาเลือกผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการ: ทำข้อเสนอของลูกค้าสามรายการให้เสร็จสมบูรณ์ งานเล็กๆ สองงานสนับสนุนผลลัพธ์ดังกล่าว: - ตอบคำถามด้านราคา - อัปเดตบันทึกของลูกค้า ผู้ช่วยวางแผนสี่ชั่วโมงสำหรับงานข้อเสนอ หนึ่งชั่วโมงสำหรับข้อความ และหนึ่งชั่วโมงสำหรับการติดตามผล เวลาที่เหลือยังคงเปิดอยู่ หากลูกค้าส่งคำขอใหม่ แผนจะสามารถรองรับได้โดยไม่ต้องผลักดันทุกงานในตอนเย็น ## การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่ปรับปรุงวิธีที่ฉันทบทวนแผนเป็นเวลาห้านาทีก่อนสิ้นสุดวัน ฉันทำเครื่องหมายแต่ละงานว่า: - เสร็จสิ้น - เสร็จแล้วบางส่วน - ยังไม่เริ่ม จากนั้นฉันจะเลือกผลลัพธ์หลักถัดไปสำหรับวันพรุ่งนี้ วิธีนี้จะช่วยขจัดความคิดบางอย่างที่จำเป็นในตอนเช้า เป้าหมายไม่ใช่การเติมเต็มทุกนาที เป้าหมายคือการให้งานสำคัญมีพื้นที่เพียงพอที่จะก้าวไปข้างหน้า แผนรายวันทำงานได้ดีขึ้นเมื่อสะท้อนถึงสภาพการทำงานจริง เว้นช่องว่างไว้สำหรับคำถาม ความล่าช้า และการพักช่วงสั้นๆ เลือกผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการ เพิ่มงานเล็กๆ สองงาน และปกป้องส่วนหนึ่งของวันจากการวางแผนที่ไม่จำเป็น แนวทาง 70% ดังกล่าวอาจช่วยให้คุณสร้างแผนที่สั้นลง ปรับตัวโดยมีความเครียดน้อยลง และใช้เวลาทำงานที่เป็นประโยชน์ให้เสร็จสิ้นมากขึ้น

ฉันเคยเริ่มต้นทุกเช้าด้วยรายการงานยาวๆ และยังคงจบวันด้วยความสงสัยว่าเวลาของฉันหายไปไหน คำขอเล็กๆ น้อยๆ ช่วยเติมเต็มช่องว่างระหว่างโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ อีเมลดึงความสนใจของฉันออกจากงานที่มุ่งเน้น ในช่วงบ่าย ฉันมักจะทำงานอะไรก็ได้ที่รู้สึกว่าเร่งด่วนที่สุด ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุด นักวางแผนรายวันเปลี่ยนรูปแบบนั้น ส่วนที่มีประโยชน์ไม่ใช่การเขียนทุกงาน ประโยชน์ที่แท้จริงมาจากการให้แต่ละงานมีสถานที่ที่ชัดเจน เวลาที่เหมาะสม และวัตถุประสงค์ที่เรียบง่าย นักวางแผนสามารถช่วยให้คุณเห็นวันของคุณก่อนที่จะมีผู้คนหนาแน่น ### 1. เลือกผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการ ฉันเริ่มด้วยการถามตัวเองว่า “ผลลัพธ์อะไรที่ทำให้วันนี้รู้สึกว่ามีประโยชน์” คำตอบต้องอธิบายผลลัพธ์ ไม่ใช่กิจกรรมที่คลุมเครือ ตัวอย่างที่อ่อนแอ: - การทำงานบนเว็บไซต์ ตัวอย่างที่ชัดเจนยิ่งขึ้น: - เขียนและทบทวนการแนะนำหน้าแรก การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ นี้ช่วยให้ฉันเข้าใจว่า "เสร็จสิ้น" หมายถึงอะไร นอกจากนี้ยังช่วยลดโอกาสที่จะใช้เวลาสองชั่วโมงในการสลับไปมาระหว่างการค้นคว้า ข้อความ และการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ ผลลัพธ์หลักของคุณอาจเป็นงาน ความรับผิดชอบในครัวเรือน หรือเป้าหมายส่วนตัว ระบุให้เฉพาะเจาะจงเพียงพอที่จะชี้นำความสนใจของคุณ ### 2. เพิ่มงานสนับสนุนสองงาน หลังจากเลือกผลลัพธ์หลักแล้ว ฉันจะเพิ่มงานย่อยอีกสองงาน สิ่งเหล่านี้ควรรองรับวันโดยไม่ต้องเติมเต็มทุกพื้นที่เปิดโล่ง ตัวอย่างเช่น: - ตอบกลับอีเมลลูกค้าสามฉบับ - เตรียมบันทึกสำหรับการประชุมในวันพรุ่งนี้ รายการสั้นๆ ช่วยให้ฉันมีพื้นที่ในการจัดการกับการหยุดชะงักตามปกติ รายการที่มีงานสำคัญสิบสองงานจะสร้างแรงกดดันก่อนจะเริ่มต้นวันด้วยซ้ำ ฉันชอบเขียนงานเป็นการกระทำ: - โทรหาซัพพลายเออร์ - ตรวจสอบรูปภาพผลิตภัณฑ์ - ส่งรายงานการชำระเงิน บันทึกตามการดำเนินการนั้นเริ่มต้นได้ง่ายกว่าป้ายกำกับเช่น "ซัพพลายเออร์" "รูปภาพ" หรือ "รายงาน" ### 3. จับคู่งานอย่างมีพลัง ความรู้สึกไม่เหมือนเดิมทุกชั่วโมง ฉันทำงานที่มีสมาธิในขณะที่จิตใจสดชื่นและทิ้งงานง่ายๆ ไว้ในช่วงที่มีพลังงานต่ำ ผู้วางแผนของฉันอาจมีลักษณะดังนี้: 9:00–10:30 น. เขียนข้อเสนอโครงการ 10:30–10:45 หยุดพักช่วงสั้นๆ 10:45–11:15 ตอบกลับข้อความ 1:30–2:00 น. ตรวจสอบรายละเอียดสินค้า 3:30–10:00 อัปเดตรายการงานและเตรียมพร้อมสำหรับวันพรุ่งนี้ เลย์เอาต์นี้จะทำให้แต่ละกิจกรรมมีสถานที่ ฉันมีโอกาสน้อยที่จะสลับระหว่างห้างานเมื่อผู้วางแผนแสดงสิ่งที่อยู่ในบล็อกปัจจุบัน เวลาไม่จำเป็นต้องแม่นยำ บล็อกหลวมทำงานได้ดีสำหรับคนจำนวนมาก จุดประสงค์คือสร้างทิศทาง ไม่ใช่เพื่อควบคุมทุกนาที ### 4. เว้นพื้นที่ไว้สำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด นักวางแผนที่ไม่มีพื้นที่เปิดโล่งเป็นเรื่องยากที่จะปฏิบัติตาม การโทรใช้เวลานาน เพื่อนร่วมงานขอความช่วยเหลือ มีการส่งมอบมาถึงในขณะที่ฉันกำลังทำภารกิจอยู่ ตอนนี้ฉันทิ้งช่องว่างเล็กๆ น้อยๆ ไว้หนึ่งหรือสองช่องในแต่ละวัน พื้นที่เหล่านี้ช่วยให้ฉันย้ายงานได้โดยไม่รู้สึกว่าแผนทั้งหมดล้มเหลว เมื่อมีคำขอที่ไม่คาดคิดปรากฏขึ้นฉันถามว่า: - วันนี้จำเป็นต้องให้ความสนใจหรือไม่? - ฉันสามารถย้ายงานที่วางแผนไว้หนึ่งงานได้หรือไม่ - ฉันสามารถให้คำตอบที่ชัดเจนแทนที่จะเริ่มงานทันทีได้หรือไม่? สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้ความเร่งด่วนของผู้อื่นเข้ามาครอบงำตารางงานทั้งหมดของฉัน ### 5. ใช้การทบทวนสั้นๆ ในช่วงท้ายของวัน ก่อนที่ฉันจะหยุดทำงาน ฉันใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบผู้วางแผน ฉันทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้ว ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังวันที่เหมาะสม และลบงานที่ไม่สำคัญอีกต่อไป ฉันยังเขียนบันทึกหนึ่งเกี่ยวกับสาเหตุที่ทำให้เกิดความล่าช้า ตัวอย่างที่แท้จริงมาจากกิจวัตรอีเมลของฉันเอง ครั้งหนึ่งฉันเคยวางแผนจะตอบข้อความตลอดทั้งวัน การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องทำให้ช่วงการเขียนของฉันพัง ฉันเปลี่ยนแผนเป็นสองช่วงอีเมล ช่วงสายช่วงเช้าและช่วงบ่าย กล่องจดหมายของฉันไม่ได้หายไป แต่งานที่ฉันตั้งใจไว้ก็ปกป้องได้ง่ายขึ้น รีวิวยังแสดงรูปแบบด้วย หากงานเดิมเลื่อนไปหลายวัน งานนั้นอาจมีขนาดใหญ่เกินไป ไม่ชัดเจน หรือกำหนดเวลาได้ไม่ดี ฉันสามารถแบ่งออกเป็นการกระทำเล็กๆ น้อยๆ หรือมอบหมายให้กับส่วนที่ดีขึ้นของวันก็ได้ ### 6. ดูแลระบบให้ใช้งานง่าย นักวางแผนรายวันไม่ควรกลายเป็นโครงการอื่น ฉันใช้หน้าเดียว บันทึกดิจิทัลธรรมดา หรือปฏิทิน รูปแบบมีความสำคัญน้อยกว่านิสัย เค้าโครงพื้นฐานของฉันมีสี่ส่วน: - ผลลัพธ์หลัก - งานสนับสนุนสองงาน - บล็อกเวลา - หมายเหตุสำหรับงานที่ยังไม่เสร็จ ฉันหลีกเลี่ยงการเติมสี สัญลักษณ์ และคำแนะนำแบบยาวลงในหน้า เลย์เอาต์ธรรมดาช่วยให้ฉันเข้าใจแผนได้อย่างรวดเร็ว แม้ในช่วงเช้าที่ยุ่งวุ่นวาย การประหยัดเวลาไม่ได้มาจากการบีบงานให้มากขึ้นในแต่ละวัน มันมาจากการลดการตัดสินใจซ้ำๆ การปกป้องความสนใจ และการเลือกงานด้วยความระมัดระวัง เครื่องมือวางแผนรายวันทำให้ฉันมีพื้นที่ในการตัดสินใจก่อนที่สิ่งรบกวนสมาธิจะมาถึง เมื่อฉันรักษาแผนให้สั้น ปล่อยให้มีช่องว่างสำหรับการเปลี่ยนแปลง และทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น กำหนดการของฉันก็จัดการได้ง่ายขึ้นและงานของฉันก็รู้สึกกระจัดกระจายน้อยลง

ฉันเคยวัดวันที่มีประสิทธิผลด้วยความรู้สึกยุ่งแค่ไหน ปฏิทินของฉันเต็ม กล่องจดหมายของฉันเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และงานเล็กๆ ก็ดึงความสนใจไปจากงานที่สำคัญจริงๆ ปัญหาไม่ใช่การขาดความพยายาม ฉันสลับไปมาระหว่างงานบ่อยเกินไป โดยเริ่มต้นโดยไม่มีแผนที่ชัดเจน และปฏิบัติต่อทุกคำขออย่างเร่งด่วน แนวทางที่ดีกว่าช่วยให้ฉันทำงานได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มชั่วโมงในแต่ละวัน ฉันเริ่มต้นด้วยการเลือกผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการในแต่ละวัน นี่ไม่ใช่รายการงานที่ยาวนาน มันเป็นผลลัพธ์หนึ่งที่จะทำให้วันนั้นรู้สึกมีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น: - ร่างข้อเสนอของลูกค้าฉบับแรกให้เสร็จสิ้น - ตรวจสอบรายงานการขายรายเดือน - เตรียมโครงร่างสำหรับการประชุมทีม - แก้ไขปัญหาการชำระเงินในหน้าผลิตภัณฑ์ งานเล็กๆ ยังคงอยู่ในรายการของฉัน แต่งานเหล่านั้นไม่ได้ควบคุมกำหนดการของฉันอีกต่อไป ฉันยังแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นการดำเนินการที่สามารถเริ่มต้นได้อย่างง่ายดาย “การทำงานบนเว็บไซต์” กว้างเกินไป “เขียนแนะนำหน้าแรก” ทำให้ฉันมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจน “การปรับปรุงการตลาด” เป็นเรื่องยากที่จะวัดผล “เปรียบเทียบราคาต่อโอกาสในการขายจากสามแคมเปญ” มีประโยชน์มากกว่า ขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร งานของฉันดีขึ้นเมื่อฉันหยุดตรวจสอบข้อความทุกๆ สองสามนาที ฉันกำหนดช่วงเวลาสั้นๆ สองหรือสามช่วงสำหรับการอัปเดตทางอีเมลและทีม ในระหว่างการทำงานที่มีสมาธิ การแจ้งเตือนจะปิดอยู่ นี่ไม่ได้หมายความว่าจะเพิกเฉยต่อผู้คน มันทำให้งานแต่ละประเภทมีพื้นที่ของตัวเอง ผู้ประสานงานการขายที่ฉันร่วมงานด้วยใช้วิธีนี้ระหว่างงานรายงานรายสัปดาห์ ก่อนการเปลี่ยนแปลง เธอเปิดอีเมล ตรวจสอบฐานข้อมูลลูกค้า ตอบข้อความ และกลับมาที่รายงานหลายครั้ง รายงานใช้เวลาส่วนใหญ่ในตอนเช้า ต่อมาเธอให้เวลา 45 นาทีในการรวบรวมข้อมูล 30 นาทีในการทบทวน และ 20 นาทีในการเขียน มีการตรวจสอบข้อความหลังจากส่งรายงานแล้ว จัดการงานได้ง่ายขึ้น และช่วงเช้าที่เหลือของเธอก็มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการสนทนากับลูกค้า ฉันใช้ไทม์บล็อคที่ตรงกับประเภทของงาน: - การทำงานเชิงลึกสำหรับการเขียน การวางแผน และการวิเคราะห์ - บล็อคสั้นๆ สำหรับข้อความและการอัปเดตตามปกติ - พื้นที่ที่ยืดหยุ่นสำหรับคำถามที่ไม่คาดคิด - ช่วงเวลาทบทวนสั้นๆ ก่อนสิ้นสุดวันทำงาน กำหนดการจำเป็นต้องมีพื้นที่ในการเปลี่ยนแปลง หากมีการจองทุกนาที ความล่าช้าหนึ่งครั้งอาจส่งผลต่อทั้งวัน ฉันยังเรียนรู้ที่จะลดการสลับงานด้วย เมื่อฉันย้ายจากสเปรดชีตไปยังบันทึกการประชุม จากนั้นไปที่ข้อความของลูกค้า ความสนใจของฉันต้องการเวลาในการปรับเปลี่ยน งานอาจดูรวดเร็วจากภายนอก แต่สมาธิที่สูญเสียไปก็เพิ่มมากขึ้น การจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันช่วยได้ ฉันอาจตอบหลายข้อความพร้อมกัน ตรวจทานเอกสารในเซสชันเดียว และจัดการการวางแผนก่อนเริ่มงานสร้างสรรค์ ซึ่งจะทำให้จิตใจของฉันอยู่ในโหมดเดียวได้นานขึ้น งานบางอย่างไม่จำเป็นต้องอยู่ในรายการของฉัน ฉันถาม: - งานนี้สนับสนุนเป้าหมายปัจจุบันหรือไม่? - มันต้องการความสนใจของฉันไหม? - ฉันสามารถทำให้กระบวนการง่ายขึ้นได้หรือไม่? - คนอื่นสามารถจัดการบางส่วนได้หรือไม่? - จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่ทำในสัปดาห์นี้? คำถามเหล่านี้ช่วยฉันแยกงานที่เป็นประโยชน์ออกจากกิจกรรมที่รู้สึกว่ามีประสิทธิผลเท่านั้น ตอนนี้แผนรายวันของฉันมีสามส่วน: - ผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการ - งานสนับสนุนสองหรือสามงาน - รายการงานสั้นๆ ที่สามารถรอได้ ฉันก็เว้นที่ไว้เพื่อพักเช่นกัน การเดินสั้นๆ ดื่มน้ำสักแก้ว หรือสงบสติอารมณ์สักสองสามนาทีสามารถช่วยให้ฉันกลับไปทำงานได้อย่างมีจิตใจปลอดโปร่งมากขึ้น การทำงานโดยไม่หยุดมักจะทำให้งานง่ายๆ รู้สึกยากขึ้น ในตอนท้ายของวัน ฉันใช้เวลาสองสามนาทีตรวจสอบสิ่งที่ก้าวไปข้างหน้า ฉันไม่ได้ตัดสินวันด้วยจำนวนกล่องที่ฉันทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ ฉันดูงานที่สร้างความก้าวหน้า การหยุดชะงักที่ทำให้เกิดความล่าช้า และงานที่สมควรได้รับความสนใจในวันพรุ่งนี้ การทำงานให้สำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงไม่ได้เกี่ยวกับการเร่งรีบผ่านทุกงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเลือกงานที่มีประโยชน์ การปกป้องโฟกัส และทำให้แต่ละขั้นตอนเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น เมื่อแผนของฉันชัดเจน ตารางงานของฉันมีพื้นที่ว่าง และความสนใจของฉันอยู่ที่งานเดียวในแต่ละครั้ง ฉันสามารถสร้างงานที่ดีขึ้นได้โดยไม่ต้องทำให้วันยาวนานขึ้น

รายการงานยาวๆ อาจทำให้วันทำงานรู้สึกอิ่มและปล่อยให้งานหลักไม่เสร็จ ฉันเคยเห็นสิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อทุกงานดูเร่งด่วน การประชุมแบ่งวันออกเป็นชิ้นเล็กๆ และงานที่ยากที่สุดจะดำเนินต่อไปจนถึงวันพรุ่งนี้ การวางแผนที่ดีกว่าไม่ได้หมายถึงการเติมเต็มทุกนาที หมายถึงการเลือกผลลัพธ์ที่ชัดเจน ทำให้เป็นสถานที่ที่สมจริงในแต่ละวัน และปล่อยให้มีพื้นที่เพียงพอสำหรับการเปลี่ยนแปลง ### เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ ฉันเริ่มต้นด้วยการถามคำถามหนึ่งข้อ: ควรทำอะไรให้เสร็จเมื่อช่วงงานนี้สิ้นสุดลง “การดำเนินการกับรายงาน” นั้นกว้างเกินไป เป้าหมายที่ชัดเจนยิ่งขึ้นคือ: - กรอกข้อมูลในส่วนคำติชมของลูกค้า - ตรวจสอบข้อมูลสำหรับรายการที่ขาดหายไป - ส่งแบบร่างไปยังหัวหน้าโครงการ - เตรียมตัวเลือกการออกแบบสามตัวเลือกเพื่อตรวจสอบ ผลลัพธ์ที่ชัดเจนทำให้ฉันมีวิธีในการวัดความคืบหน้า นอกจากนี้ยังช่วยให้ฉันหยุดทำงานเมื่อผลลัพธ์ที่วางแผนไว้เสร็จสมบูรณ์ ### เลือกงานที่มีประโยชน์สามงาน ฉันไม่ถือว่าทุกรายการในรายการงานของฉันเป็นลำดับความสำคัญ ฉันเลือกสามงานที่สนับสนุนผลลัพธ์หลักของวัน แผนง่ายๆ อาจมีลักษณะดังนี้: - ร่างหน้าผลิตภัณฑ์ให้เสร็จสิ้น - ทบทวนความคิดเห็นของลูกค้าห้าข้อ - ตอบคำถามสองข้อเกี่ยวกับโครงการ งานเล็กๆ ยังคงมีความสำคัญ ประเด็นก็คือให้รายการสั้นพอที่จะนำไปใช้ได้ เมื่อฉันเขียนลำดับความสำคัญ 12 ประการ ฉันมักจะสร้างรายการความปรารถนามากกว่าแผนที่วางไว้ ### แบ่งงานใหญ่ออกเป็นขั้นตอนที่มองเห็นได้ โครงการขนาดใหญ่มักจะรู้สึกช้าเพราะการดำเนินการต่อไปไม่ชัดเจน ฉันเปลี่ยนโครงการเป็นขั้นตอนที่สามารถเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องวางแผนเพิ่มเติม สำหรับบทความในบล็อก ขั้นตอนอาจเป็นดังนี้ 1. ยืนยันปัญหาหลักของผู้อ่าน 2. รวบรวมแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ 2 แห่ง 3. สร้างโครงร่างสั้นๆ 4. เขียนส่วนเริ่มต้น 5. เพิ่มตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง 6. แก้ไขฉบับร่างเพื่อความชัดเจน 7. ตรวจสอบลิงก์และการจัดรูปแบบ แต่ละขั้นตอนมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน ฉันสามารถเห็นความเคลื่อนไหวได้แม้ในขณะที่โครงการทั้งหมดยังต้องใช้เวลาหลายวันก็ตาม ### จับคู่งานให้ตรงกับเวลาที่มี ฉันวางแผนการทำงานเชิงลึกในช่วงเวลาหนึ่งของวันที่ฉันสามารถมีสมาธิได้ ฉันใส่การตอบกลับสั้นๆ การตรวจสอบไฟล์ และการอัปเดตง่ายๆ ลงในช่องว่างเล็กๆ ตัวอย่างเช่น: - 9:00–10:30 น.: เขียนร่างฉบับแรก - 10:30–10:45 น.: ตรวจสอบข้อความ - 11:00–11:30 น.: ทบทวนบันทึกของลูกค้า - 2:00–2:45 น.: แก้ไขและเตรียมเวอร์ชันถัดไป ฉันหลีกเลี่ยงการวางงานที่ต้องใช้เวลาสองชั่วโมงเงียบ ๆ ลงในช่องว่าง 30 นาที แผนแบบนั้นสร้างความกดดันก่อนที่งานจะเริ่มด้วยซ้ำ ทีมออกแบบขนาดเล็กอาจใช้แนวทางนี้เมื่อเตรียมการอัปเดตเว็บไซต์ บุคคลหนึ่งร่างเนื้อหาเพจระหว่างช่วงบล็อกเงียบ อีกคนตรวจสอบเค้าโครงหลังอาหารกลางวัน จากนั้นทีมงานจะทบทวนทั้งสองส่วนในการประชุมสั้นๆ เพียงครั้งเดียว แทนที่จะหารือเกี่ยวกับงานที่ยังทำไม่เสร็จตลอดทั้งวัน ### เพิ่มพื้นที่สำหรับงานที่ไม่คาดคิด ตารางงานที่ไม่มีพื้นที่เปิดอาจล้มเหลวได้หลังจากการโทรโดยไม่ได้วางแผนเพียงครั้งเดียว ฉันเว้นช่องว่างไว้เล็กน้อยระหว่างงานที่ต้องใช้ความพยายามสูง บัฟเฟอร์อาจใช้สำหรับ: - การอนุมัติล่าช้า - คำถามจากลูกค้า - แก้ไขข้อผิดพลาดเล็กน้อย - เตรียมบันทึกย่อสำหรับงานถัดไป - การพักช่วงสั้นๆ ก่อนที่จะมีสมาธิในการทำงาน นี่ไม่ได้หมายความว่าการวางแผนน้อยลง มันหมายถึงการยอมรับว่างานไม่ค่อยมีลำดับที่สมบูรณ์แบบ ### ใช้ตัวกรองงานง่ายๆ เมื่อมีคำขอใหม่มาถึง ฉันถาม: - มันรองรับผลลัพธ์หลักของวันนี้หรือไม่? - มีคนอื่นต้องการสิ่งนี้ก่อนจึงจะสามารถดำเนินการต่อได้หรือไม่? - สามารถรอจนถึงเซสชั่นการวางแผนครั้งต่อไปได้หรือไม่? - ฉันจะลบอะไรหากฉันยอมรับมัน? คำถามสุดท้ายช่วยปกป้องแผน การเพิ่มงานโดยไม่ลบสิ่งใดออกอาจทำให้กำหนดการที่สมเหตุสมผลกลายเป็นงานที่โอเวอร์โหลดได้ ### ปิดท้ายด้วยการรีวิวสั้นๆ จบวันก็ทบทวนแผนไม่กี่นาที ฉันตรวจสอบว่าสิ่งใดเสร็จสมบูรณ์ สิ่งใดเปลี่ยนแปลง และสิ่งใดจำเป็นต้องมีช่วงเวลาใหม่ ฉันไม่ถือว่างานที่ยังทำไม่เสร็จเป็นความล้มเหลวส่วนตัว บางครั้งงานก็ใหญ่เกินคาด บางครั้งการตัดสินใจก็ล่าช้า บางครั้งแผนก็รวมมากเกินไป ฉันบันทึกเหตุผลและปรับแผนต่อไป ทำให้การประมาณการในอนาคตมีประโยชน์มากขึ้น ### วางแผนอย่างมีขีดจำกัดชัดเจน งานเร็ว มักมาจากการลดการตัดสินใจ ไม่เร่งรีบ ฉันเลือกผลลัพธ์จำนวนเล็กน้อย กำหนดการดำเนินการถัดไป และกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมให้กับแต่ละงาน แผนที่เป็นประโยชน์อาจพอดีกับหน้าจอเดียว: - ผลลัพธ์หลัก: ส่งร่างรายงานฉบับแรก - งานโฟกัส: เขียนส่วนการค้นพบ - งานสนับสนุน: ตรวจสอบจุดข้อมูลสามจุด - งานผู้ดูแลระบบ: ตอบกลับคำขอตรวจสอบ - พื้นที่เปิด: สามสิบนาทีสำหรับการเปลี่ยนแปลง - จุดตรวจสอบ: ตรวจสอบความคืบหน้าเวลา 4:30 น. เมื่อฉันวางแผนด้วยวิธีนี้ วันนั้นมีทิศทางโดยไม่เข้มงวด เป้าหมายไม่ใช่การทำงานให้เสร็จสิ้นทุกงาน เป้าหมายคือการทำงานที่รองรับขั้นตอนที่มีประโยชน์ถัดไปให้เสร็จสิ้น

การวางแผนอาจรู้สึกยากกว่าตัวงานเอง ฉันอาจเขียนรายการงานยาวๆ ย้ายรายการระหว่างวัน และยังไปถึงช่วงเย็นโดยไม่รู้ว่าอะไรก้าวไปข้างหน้าอย่างแท้จริง ปัญหามักไม่ใช่การขาดความพยายาม เป็นแผนที่มีเป้าหมายมากเกินไป การกระทำที่ไม่ชัดเจน หรือไม่มีช่องว่างสำหรับการเปลี่ยนแปลง ฉันใช้วิธีการวางแผนง่ายๆ ที่สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงผลลัพธ์ที่ชัดเจนเพียงประการเดียว ลำดับความสำคัญที่เป็นประโยชน์สามประการ และการดำเนินการที่มองเห็นได้ถัดไป 1. เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์เดียว ฉันเริ่มด้วยการถามว่า: “อะไรจะแตกต่างออกไปเมื่อแผนนี้เสร็จสมบูรณ์” คำตอบที่อ่อนแอฟังดูเหมือน: - ทำงานบนเว็บไซต์ - ปรับปรุงการตลาด - จัดระเบียบโครงการ วลีเหล่านี้อธิบายกิจกรรม ไม่ใช่ผลลัพธ์ คำตอบที่ชัดเจนกว่าอาจเป็น: - เผยแพร่หน้าบริการห้าหน้า - ส่งอีเมลรายเดือนให้กับลูกค้าที่มีอยู่ - เตรียมงบประมาณการทำงานสำหรับไตรมาสถัดไป ผลลัพธ์ที่ชัดเจนจะเป็นตัวกำหนดทิศทางของวัน นอกจากนี้ยังช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่างานไหนอยู่ในรายการและงานไหนรอได้ 2. เลือกลำดับความสำคัญสามประการ รายการยาวๆ สามารถสร้างแรงกดดันได้โดยไม่สร้างความก้าวหน้า ฉันมักจะเลือกลำดับความสำคัญสามประการในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น: 1. เขียนร่างหน้าบริการ 2. ตรวจสอบคำถามของลูกค้าจากเดือนที่แล้ว 3. เตรียมโครงร่างอีเมล หมายเลขสามไม่ใช่กฎที่เข้มงวด ประเด็นก็คือเพื่อให้รายการหลักมีขนาดเล็กพอที่จะจัดการได้ วันที่วุ่นวายอาจรวมถึงการโทร ข้อความ และคำขอเล็กๆ น้อยๆ รายการเหล่านั้นยังคงมีความสำคัญ แต่ไม่จำเป็นต้องกลายเป็นเรื่องสำคัญทั้งหมด เมื่อทุกงานดูเร่งด่วน ผมถามว่า - งานไหนสนับสนุนผลลัพธ์หลัก? - งานใดที่ส่งผลต่องานของบุคคลอื่น? - งานไหนมีขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน? คำตอบช่วยลดเสียงรบกวนได้ 3. เปลี่ยนลำดับความสำคัญแต่ละอย่างให้เป็นการดำเนินการถัดไป “วางแผนแคมเปญ” กว้างเกินไปสำหรับรายการงาน อาจจะดูหลายนาทีแล้วยังไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหน การดำเนินการถัดไปควรอธิบายถึงสิ่งที่ฉันสามารถทำได้โดยไม่ต้องวางแผนเพิ่มเติม แทนที่จะเป็น: - วางแผนแคมเปญที่ฉันเขียน: - ระบุกลุ่มลูกค้าสามกลุ่ม - ตรวจสอบรายงานแคมเปญล่าสุด - ร่างหัวเรื่องห้าบรรทัด - เลือกเป้าหมายหน้า Landing Page หนึ่งเป้าหมาย การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ นี้ช่วยลดความขัดแย้ง เมื่อฉันเปิดรายการงาน ฉันสามารถเริ่มต้นแทนที่จะตีความ 4. กำหนดสถานที่ทำงานบนปฏิทิน รายการงานจะแสดงสิ่งที่ฉันต้องการทำ ปฏิทินจะแสดงว่าฉันจะทำงานเมื่อใด ฉันเว้นช่องว่างระหว่างงานต่างๆ เนื่องจากการประชุมดำเนินไปช้า มีคำถามปรากฏขึ้น และงานบางอย่างใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ แผนที่ไม่มีพื้นที่เปิดโล่งมักจะพังหลังจากการเปลี่ยนแปลงครั้งเดียว ตารางเวลาของฉันอาจมีลักษณะดังนี้: - 9:00–9:30 น.: ตรวจสอบข้อความและกำหนดโฟกัสของวัน - 9:30–11:00 น.: ร่างหน้าบริการ - 11:00–11:30 น.: พักและดูแลงาน - 11:30–12:15: ทบทวนคำถามของลูกค้า - 2:00–2:45: เตรียมโครงร่างอีเมล ฉันไม่ได้พยายามกรอกทุกชั่วโมง แผนที่มีประโยชน์ควรเป็นแนวทางในแต่ละวันโดยไม่ทำให้การเปลี่ยนแปลงตามปกติรู้สึกเหมือนล้มเหลว 5. กำหนดขีดจำกัดเล็กๆ น้อยๆ สำหรับแต่ละงาน การจำกัดเวลาช่วยปกป้องความสนใจของฉันได้ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่างานมีขนาดใหญ่เกินไปหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ฉันอาจให้เวลาตัวเอง 45 นาทีเพื่อสร้างฉบับร่างฉบับแรก เป้าหมายไม่ใช่การสร้างเพจที่สมบูรณ์แบบระหว่างบล็อกนั้น เป้าหมายคือการสร้างเวอร์ชันที่ใช้งานได้ซึ่งฉันสามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง แนวทางนี้ใช้ได้ดีกับการเขียน การวิจัย การออกแบบ และงานผู้ดูแลระบบ งานที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงสามารถแบ่งออกเป็นบล็อกเล็กๆ ได้: - รวบรวมบันทึก - สร้างโครงร่าง - เขียนร่างฉบับแรก - ตรวจสอบข้อเท็จจริงและลิงก์ - แก้ไขเพื่อความชัดเจน บล็อกที่เล็กลงจะทำให้มองเห็นความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น 6. ทบทวนแผนก่อนที่จะสร้างแผนใหม่ เมื่อสิ้นสุดวันหรือสัปดาห์ ฉันจะตรวจสอบสามจุด: - ฉันทำอะไรเสร็จแล้วบ้าง - ยังมีประโยชน์อะไรอีก? - ฉันควรลบหรือเปลี่ยนแปลงอะไร? ฉันจะไม่แบกทุกงานที่ยังไม่เสร็จไปในวันถัดไป งานบางงานสูญเสียคุณค่า บางงานจำเป็นต้องดำเนินการที่ชัดเจนขึ้น และบางงานเป็นของโปรเจ็กต์ในภายหลัง ตัวอย่างเช่น ฉันเคยเก็บ “ปรับปรุงเว็บไซต์” ไว้ในรายการของฉันเป็นเวลาหลายสัปดาห์ ยังสร้างไม่เสร็จเพราะกว้างเกินไป ฉันแทนที่มันด้วย “เขียนคำถามที่พบบ่อยใหม่สำหรับคำถามในการจัดส่ง” งานนั้นมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและมีจุดสิ้นสุดที่มองเห็นได้ การทบทวนสั้นๆ ช่วยให้แผนเชื่อมโยงกับความต้องการในปัจจุบัน เทมเพลตการวางแผนอย่างง่าย ฉันสามารถใช้รูปแบบนี้สำหรับหนึ่งวัน หนึ่งสัปดาห์ หรือโครงการขนาดเล็ก: ผลลัพธ์หลัก: ควรดำเนินการให้เสร็จสิ้นหรือเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ลำดับความสำคัญ 3 ประการ: 1. 2. 3. การดำเนินการถัดไป: การดำเนินการที่มีประโยชน์น้อยที่สุดสำหรับแต่ละลำดับความสำคัญคืออะไร ช่วงเวลา: ฉันจะดำเนินการได้เมื่อใด พื้นที่เปิดโล่ง: สามารถวางงานที่ไม่คาดคิดได้ที่ไหน? จุดตรวจสอบ: เมื่อไหร่จะตรวจสอบแผน? วิธีการนี้ไม่ได้ลบความล่าช้าหรือการเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง มันทำให้ฉันมีวิธีปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ในการตอบสนองเมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลง การวางแผนที่ดีขึ้นไม่ได้เกี่ยวกับการเพิ่มงานมากขึ้น คือการเลือกผลลัพธ์ที่ชัดเจน ลดรายการ และทำให้การดำเนินการต่อไปมองเห็นได้ง่าย เมื่อฉันวางแผนแบบนี้ ฉันใช้เวลาน้อยลงในการเตรียมงานและมีเวลามากขึ้นในการทำงานที่สนับสนุนผลลัพธ์ที่ฉันต้องการ หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาของบทความนี้ โปรดติดต่อ Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029

David Allen — 2001 — ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ Cal Newport — 2016 — Deep Work Greg McKeown — 2014 — Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less Stephen R. Covey — 1989 — The 7 Habits of Highly Effective People Francesco Cirillo — 2006 — The Pomodoro Technique Laura Vanderkam — 2015 — 168 ชั่วโมง: คุณมีเวลามากกว่าคุณ คิด