ความลับของปฏิทินตั้งโต๊ะที่ซีอีโอชั้นนำใช้ในการจัดระเบียบรายวัน

ผู้นำที่มีงานยุ่งหลายคนเริ่มต้นวันใหม่ด้วยปัญหาเดียวกัน: มีงานมากเกินไป มีข้อความมากเกินไป และให้ความสนใจงานที่สำคัญน้อยเกินไป ปฏิทินตั้งโต๊ะเป็นวิธีง่ายๆ ในการลดเสียงรบกวนนั้นลง มันไม่ได้รับประกันความสำเร็จ และไม่สามารถแทนที่วิจารณญาณที่ดีได้ สิ่งที่ทำได้คือจัดลำดับความสำคัญไว้ตรงหน้าก่อนที่อีเมล การประชุม และการแจ้งเตือนจะเข้ามาแทนที่ ฉันพบว่าปฏิทินที่มองเห็นได้ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ ไม่ใช่แค่เครื่องมือติดตามวันที่ หน้าปฏิทินสามารถตอบคำถามเชิงปฏิบัติได้สามข้อ: - วันนี้ฉันควรสนใจอะไร? - จะรออะไรได้? - ฉันควรปกป้องเวลาของฉันที่ไหน? นิสัยเล็กๆ น้อยๆ ดังกล่าวสามารถเปลี่ยนรูปโฉมของวันทำงานได้ ### 1. เขียนผลลัพธ์หลักหนึ่งรายการสำหรับวันนั้น รายการงานยาวๆ มักจะสร้างความรู้สึกถึงความก้าวหน้าโดยไม่ให้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน ฉันชอบเขียนผลลัพธ์หนึ่งรายการในหน้าปฏิทิน อาจเป็น: - ตรวจสอบรายงานการขายและตัดสินใจ - กรอกข้อเสนอของลูกค้า - เตรียมการประชุมทีมในวันพรุ่งนี้ - โทรติดต่อซัพพลายเออร์เกี่ยวกับปัญหาในการจัดส่ง - ร่างแผนบริการเวอร์ชันแรกใหม่ “งานด้านการตลาด” นั้นกว้างๆ “เขียนแนวคิดการรณรงค์สามประการ” ทำให้วันนี้มีทิศทางที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ผู้นำธุรกิจบางคนใช้แนวทางเดียวกันในการวางแผนกำหนดการ พวกเขาระบุงานที่จำเป็นต้องมีการตัดสิน จากนั้นจึงกำหนดให้งานนั้นอยู่ในปฏิทินก่อนที่คำขอที่เร่งด่วนน้อยกว่าจะเต็มวัน ### 2. ใช้ปฏิทินเพื่อป้องกันเวลาโฟกัส ปฏิทินตั้งโต๊ะจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อฉันทำเครื่องหมายช่วงเวลาแทนที่จะเขียนเฉพาะการนัดหมายเท่านั้น ตัวอย่างเช่น: 9:00–10:00 น. — ตรวจสอบตัวเลขทางการเงิน 10:30–11:00 น. — เช็คอินของทีม 1:30–2:30 น. — ข้อเสนอของลูกค้า 4:00–4:15 น. — วางแผนพรุ่งนี้ เวลาทำการที่แน่นอนจะแตกต่างกันไป หลักการยังคงเหมือนเดิม: งานหนึ่งได้รับพื้นที่ที่ชัดเจน จากการวิจัยและประสบการณ์ในที่ทำงานแสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนงานบ่อยครั้งสามารถทำให้การทำงานหนักขึ้นได้ ปฏิทินที่มองเห็นได้ช่วยเตือนฉันว่าจุดสนใจนั้นเป็นกิจกรรมที่วางแผนไว้ ไม่ใช่สิ่งที่ฉันควรจะหวังว่าจะพบระหว่างการประชุม ข้อความเล็กๆ น้อยๆ เช่น “ไม่มีอีเมลระหว่างช่วงบล็อกนี้” ก็สามารถช่วยได้เช่นกัน สร้างขอบเขตที่เรียบง่ายโดยไม่ต้องใช้ระบบการผลิตที่ซับซ้อน ### 3. เว้นพื้นที่ไว้สำหรับงานที่ไม่คาดคิด ปฏิทินที่อัดแน่นตั้งแต่เช้าจรดเย็นอาจดูเป็นระเบียบ แต่ก็ไม่มีที่ว่างสำหรับปัญหาทางธุรกิจที่แท้จริง ลูกค้าอาจต้องการความช่วยเหลือ พัสดุอาจมาถึงล่าช้า สมาชิกในทีมอาจต้องตัดสินใจ เมื่อกำหนดทุกนาทีแล้ว การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เพียงครั้งเดียวอาจรบกวนทั้งวันได้ ฉันเว้นพื้นที่ว่างบนหน้า พื้นที่นั้นสามารถรองรับคำขอเร่งด่วน การพักระยะสั้น หรืองานที่ยังไม่เสร็จ ยังช่วยลดความกดดันในการเคลื่อนย้ายทุกงานในตอนเย็น นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ปฏิทินกระดาษรู้สึกแตกต่างจากกำหนดการดิจิทัล พื้นที่เปิดโล่งมองเห็นได้ง่าย มันแสดงให้เห็นว่าแผนเป็นจริงก่อนเริ่มวันหรือไม่ ### 4. บันทึกการตัดสินใจ ไม่ใช่ทุกรายละเอียด ปฏิทินตั้งโต๊ะไม่ใช่ไดอารี่ ฉันไม่จำเป็นต้องเขียนทุกสายโทรศัพท์หรือดำเนินการเล็กน้อย ฉันใช้มันเพื่อบันทึกรายการที่ช่วยให้ฉันตัดสินใจได้ดีขึ้น: - คำสัญญาที่ให้ไว้กับลูกค้า - วันที่สำหรับตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ - คำถามที่ต้องการคำตอบ - งานที่ควรย้ายไปวันอื่น - บทเรียนจากปัญหา ตัวอย่างเช่น หลังจากคำสั่งซื้อล่าช้า ฉันอาจเขียนว่า “ยืนยันเวลารอคอยสินค้าของซัพพลายเออร์ก่อนที่จะยอมรับคำขอขนาดใหญ่ครั้งต่อไป” ข้อความสั้นๆ ดังกล่าวสามารถป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมปรากฏขึ้นอีกได้ ปฏิทินกลายเป็นบันทึกการทำงานของฉัน เมื่อเวลาผ่านไป บันทึกซ้ำอาจเปิดเผยรูปแบบ เช่น การประชุมมากเกินไปในหนึ่งวัน หรือความล่าช้าบ่อยครั้งที่เกิดจากการอนุมัติที่ไม่ชัดเจน ### 5. ทบทวนเพจก่อนออกจากงาน เมื่อหมดวัน ฉันใช้เวลาสักครู่เพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น ฉันถามตัวเองว่า: - ฉันทำอะไรเสร็จแล้ว? - อะไรยังต้องการความสนใจ? - ฉันใช้เวลากับงานที่สำคัญหรือไม่? - พรุ่งนี้ควรเปลี่ยนแปลงอะไร? รีวิวนี้ไม่ต้องการคำอธิบายที่ยาว เครื่องหมายถูก ข้อความสั้นๆ หรือการขีดเส้นในงานอาจจะเพียงพอแล้ว หากมีบางอย่างที่ยังสร้างไม่เสร็จ ฉันจะตัดสินใจเลือกโดยเจตนา ฉันย้ายมันไปเป็นวันอื่น แบ่งมันออกเป็นการกระทำเล็กๆ น้อยๆ หรือลบมันออกเพราะมันไม่มีประโยชน์อีกต่อไป ปฏิทินควรสนับสนุนตัวเลือกที่ชัดเจน ไม่ควรกลายเป็นสถานที่ที่งานเก่าสะสมและสร้างความรู้สึกผิด ### 6. จัดเลย์เอาต์ให้สแกนง่าย เพจหนาแน่นใช้งานยาก ฉันเขียนให้สั้นและใช้เครื่องหมายง่ายๆ: - วงกลมสำหรับการประชุม - สี่เหลี่ยมจัตุรัสสำหรับงาน - ดาวสำหรับการตัดสินใจ - เส้นสำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว ฉันใช้สีหนึ่งสำหรับการนัดหมายและอีกสีหนึ่งสำหรับการเตือนความจำส่วนตัว ไม่จำเป็นต้องมีระบบที่ซับซ้อน หากฉันไม่สามารถเข้าใจหน้าเว็บได้ภายในไม่กี่วินาที เลย์เอาต์จะต้องเรียบง่ายกว่านี้ ปฏิทินตั้งโต๊ะที่ดีที่สุดคือปฏิทินที่ฉันสามารถใช้ได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายาม หน้าที่สะอาดเชิญชวนให้มีการวางแผนอย่างสม่ำเสมอ หน้าเพจที่ไม่เป็นระเบียบทำให้การวางแผนรู้สึกเหมือนเป็นอีกงานหนึ่ง ปฏิทินตั้งโต๊ะจะไม่ทำให้ทุกๆ วันกลายเป็นปฏิทินที่มีประสิทธิผล ผลลัพธ์ที่แข็งแกร่งยังคงขึ้นอยู่กับทักษะ การทำงานเป็นทีม จังหวะเวลา และการตัดสินใจที่ดี คุณค่าของมันมีประโยชน์มากกว่า มันทำให้ฉันมีพื้นที่ในการเลือกลำดับความสำคัญ ปกป้องความสนใจ บันทึกบทเรียน และปรับแผนของฉัน หลายๆ คนค้นหาวิธีการที่ซับซ้อนเมื่อมุมมองรายวันที่ชัดเจนอาจช่วยแก้ปัญหาได้บางส่วน เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ไม่ใช่ตัวปฏิทิน มันเป็นนิสัยที่อยู่เบื้องหลัง: ตัดสินใจว่าอะไรสำคัญ หาที่ว่างให้กับมัน ทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น และวางแผนขั้นตอนต่อไปด้วยความระมัดระวัง

ซีอีโอหลายคนไม่ได้จัดการวันของตนเองด้วยการตรวจสอบแอปหลายสิบแอปทุกๆ สองสามนาที พวกเขามักจะใช้ปฏิทินตั้งโต๊ะธรรมดาเพื่อดูว่าสิ่งใดสมควรได้รับความสนใจ สิ่งใดที่รอได้ และเวลาของพวกเขาจะไปไหน ปฏิทินตั้งโต๊ะจะไม่บริหารบริษัทให้ฉัน จะไม่ตอบอีเมล แก้ไขปัญหาของพนักงาน หรือทำให้การตัดสินใจที่ยากลำบากง่ายขึ้น สิ่งที่ทำได้คือลดเสียงรบกวนจากการทำงานของฉัน เมื่อฉันเห็นสัปดาห์ในหน้าเดียว ฉันจะสัญญาน้อยลงที่รักษาไม่ได้ การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ นั้นสำคัญเมื่อทุกวันมีทั้งการประชุม การโทร การเดินทาง การวางแผน และปัญหาที่ไม่คาดคิด ### เหตุใดปฏิทินตั้งโต๊ะจึงใช้งานได้ ปฏิทินดิจิทัลมีประโยชน์สำหรับการเตือนความจำและการนัดหมายที่แชร์ พวกเขาสามารถส่งการแจ้งเตือน อัปเดตเวลาการประชุม และเชื่อมต่อกับผู้คนหลายคนได้ ปฏิทินตั้งโต๊ะแบบกระดาษมีจุดประสงค์ที่แตกต่างออกไป มันทำให้ฉันมีมุมมองที่กว้างของเวลา ฉันเห็น: - จำนวนการประชุมในหนึ่งสัปดาห์ - วันที่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับการทำงานเฉพาะจุด - กำหนดเวลาที่ใกล้จะถึง - วันเดินทางและภาระผูกพันส่วนบุคคล - โครงการที่แข่งขันกันในชั่วโมงเดียวกัน - ช่วงเวลาที่ว่างซึ่งควรจะยังว่างอยู่ โทรศัพท์มักจะแสดงการนัดหมายครั้งละครั้ง ปฏิทินตั้งโต๊ะแสดงรูปทรงของสัปดาห์ ความแตกต่างทางสายตานั้นสามารถเปลี่ยนวิธีที่ฉันวางแผนได้ หากวันพุธมีการประชุมห้าครั้งแล้ว ฉันจะไม่มอบหมายงานเขียนสำคัญที่นั่น ถ้าเช้าวันพฤหัสบดีเปิด ผมสามารถป้องกันไว้เพื่อการวางแผนหรือตรวจสอบทีมงานได้ ### ระบบง่ายๆ ที่ผมสามารถใช้ได้ ระบบไม่ต้องการสี สัญลักษณ์ หรือกฎเกณฑ์มากมาย การตกแต่งมากเกินไปทำให้การวางแผนกลายเป็นงานอื่น ฉันใช้ข้อมูลสามประเภท: - การนัดหมายแบบคงที่ - ช่วงงานหลัก - ความมุ่งมั่นส่วนบุคคล การนัดหมายแบบคงที่รวมถึงการโทรศัพท์กับลูกค้า การสัมภาษณ์ การประชุมคณะกรรมการ และการเดินทาง กิจกรรมเหล่านี้มีเวลากำหนดและมักเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่น ขอบเขตงานหลัก ได้แก่ การเขียนข้อเสนอ การตรวจสอบรายงานทางการเงิน การเตรียมการนำเสนอ หรือการตัดสินใจจ้างงาน งานเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการดูแลแต่อาจไม่มีการประชุมอย่างเป็นทางการแนบมาด้วย ข้อผูกพันส่วนตัวได้แก่ การออกกำลังกาย เวลาของครอบครัว การนัดหมายทางการแพทย์ และระยะเวลาพักฟื้น ฉันถือว่าส่วนต่างๆ ของปฏิทินนี้เป็นคำมั่นสัญญาที่แท้จริง ไม่ใช่ช่องว่างที่สามารถมอบให้ได้ตลอดเวลา แนวทางนี้ช่วยให้ฉันเห็นว่าแผนของฉันตรงกับความสามารถที่แท้จริงของฉันหรือไม่ ### ขั้นตอนที่ 1: เขียนเหตุการณ์ที่ตายตัวที่ฉันเริ่มต้นด้วยเหตุการณ์ที่ไม่สามารถเคลื่อนไหวได้ง่าย ตัวอย่างเช่น วันจันทร์ของฉันอาจรวมถึง: - 9.00 น. การประชุมผู้นำ - 11.30 น. โทรติดต่อซัพพลายเออร์ - 14.00 น. ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ - 16.00 น. เช็คอินของพนักงาน เมื่อกิจกรรมเหล่านี้ปรากฏบนปฏิทินตั้งโต๊ะ เวลาที่มีอยู่จะง่ายขึ้นในการตัดสิน วันที่สมองเปิดโล่งอาจจะเต็มแล้ว ขั้นตอนนี้ยังเปิดเผยเวลาการเดินทางที่ซ่อนอยู่ด้วย การประชุมทั่วเมืองใช้เวลา 30 นาทีอาจใช้เวลาสองชั่วโมงเมื่อรวมการจัดเตรียมและการเดินทางแล้ว ปฏิทินควรแสดงต้นทุนที่แท้จริงของการนัดหมาย ไม่ใช่เฉพาะระยะเวลาการประชุมเท่านั้น ### ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มงานหลักหนึ่งงานต่อวัน ข้อผิดพลาดในการวางแผนทั่วไปคือการวางงานหลักสิบงานในวันเดียว รายการอาจดูมีประสิทธิผล แต่แผนดังกล่าวมีโอกาสน้อยมากที่จะมีชีวิตรอดจากงานจริง ฉันเลือกงานหลักหนึ่งงานในแต่ละวันทำงาน งานดังกล่าวอาจเป็น: - การอนุมัติงบประมาณรายปี - การนำเสนอการขายให้เสร็จสิ้น - การทบทวนกระบวนการทางธุรกิจใหม่ - การพูดคุยกับลูกค้าคนสำคัญ - การวางแผนขั้นตอนการจ้างงานถัดไป งานที่มีขนาดเล็กลงสามารถพอดีกับมันได้ งานหลักจะได้รับเวลาที่ดีที่สุด กฎข้อนี้ทำให้วันนั้นมีศูนย์กลางที่ชัดเจน เมื่อมีคำขอใหม่ปรากฏขึ้น ฉันสามารถถามคำถามโดยตรงได้: คำขอนี้จะเข้ามาแทนที่งานหลักของวันนี้หรือจะรอได้ ### ขั้นตอนที่ 3: ออกจากพื้นที่ว่าง ปฏิทินแบบเต็มอาจดูมีระเบียบวินัย อาจแสดงการวางแผนที่ไม่ดีด้วย งานที่ไม่คาดคิดเป็นส่วนหนึ่งของการเป็นผู้นำ ลูกค้าอาจแจ้งปัญหาร้ายแรง สมาชิกในทีมอาจต้องการความช่วยเหลือในการตัดสินใจ การส่งมอบอาจล่าช้า คำถามทางการเงินอาจต้องการคำตอบก่อนสิ้นสุดวัน ฉันออกจากพื้นที่เปิดโล่งโดยตั้งใจ ช่วงสั้นๆ สองหรือสามช่วงสัปดาห์ในระหว่างสัปดาห์สามารถดูดซับปัญหาเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องผลักดันทุกงานที่วางแผนไว้ในช่วงเย็น พื้นที่เปิดโล่งยังทำให้ฉันมีเวลาคิด กิจกรรมทางธุรกิจที่มีประโยชน์ไม่ใช่ทุกกิจกรรมที่จะทำให้เกิดข้อความ รายงาน หรือการประชุมในทันที การตัดสินใจบางอย่างต้องใช้เวลาเงียบๆ ### ขั้นตอนที่ 4: ใช้บันทึกย่อ รายการปฏิทินควรช่วยให้ฉันเริ่มงานได้โดยไม่ต้องค้นหาเครื่องมือหลายอย่าง แทนที่จะเขียน: “การประชุมทางการตลาด” ฉันอาจเขียน: “การประชุมการตลาด — ตรวจสอบคุณภาพลูกค้าเป้าหมาย ผลลัพธ์ของหน้า Landing Page และงบประมาณเดือนเมษายน” แทน: “โทรหาซัพพลายเออร์” ฉันอาจเขียน: “การโทรติดต่อซัพพลายเออร์ — ยืนยันวันที่ส่งมอบและเงื่อนไขการชำระเงิน” หมายเหตุเหล่านี้ทำให้มองเห็นวัตถุประสงค์ของกิจกรรมได้ อีกทั้งยังลดเวลาในการเตรียมการอีกด้วย ฉันหลีกเลี่ยงการเขียนย่อหน้ายาวๆ ในปฏิทิน คำที่มีประโยชน์บางคำจะอ่านง่ายกว่าในช่วงวันที่วุ่นวาย ### ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนสัปดาห์ก่อนที่จะเริ่ม ฉันจัดสรรช่วงเวลาสั้นๆ ไว้ในแต่ละสัปดาห์เพื่อดูวันที่จะมาถึง ฉันตรวจสอบ: - การประชุมใดที่จำเป็นต้องเตรียมการ - งานใดมีผลกระทบต่อธุรกิจมากที่สุด - สัปดาห์ใดที่มีผู้คนหนาแน่นเกินไป - การนัดหมายใดที่สามารถย่อหรือย้ายได้ - ไม่ว่าฉันจะได้ปกป้องเวลาส่วนตัวหรือไม่ - ข้อมูลใดที่ฉันต้องการก่อนตัดสินใจ การทบทวนนี้ช่วยให้ฉันพบปัญหาในขณะที่ยังเล็กอยู่ ตัวอย่างเช่น ฉันอาจสังเกตเห็นการประชุมสามครั้งเกี่ยวกับโครงการเดียวกัน การประชุมครั้งเดียวอาจเพียงพอหากมีบุคคลและคำถามที่เหมาะสมรวมอยู่ด้วย ฉันยังอาจเห็นว่าข้อเสนอจะครบกำหนดในวันศุกร์ แต่ไม่มีช่วงงานก่อนวันดังกล่าว ปฏิทินเผยให้เห็นช่องว่าง ### ปฏิทินตั้งโต๊ะไม่สามารถแทนที่เครื่องมือดิจิทัลได้ ฉันจะไม่ใช้ปฏิทินกระดาษเพียงอย่างเดียวสำหรับทีมขนาดใหญ่ ตารางการเตือนความจำ การสนทนาทางวิดีโอ และการอัปเดตการเดินทางที่แชร์ยังคงอยู่ในระบบดิจิทัล ปฏิทินตั้งโต๊ะทำงานเป็นแผงควบคุมส่วนบุคคล มันทำให้ฉันเห็นภาพรวมคร่าวๆ เกี่ยวกับคำมั่นสัญญาที่ส่งผลต่อสัปดาห์ของฉัน ปฏิทินดิจิทัลของฉันสามารถจัดการรายละเอียดได้ ปฏิทินกระดาษสามารถช่วยฉันตัดสินใจว่ารายละเอียดเหล่านั้นหมายถึงอะไร แผนกนี้ช่วยให้ระบบใช้งานได้จริง ฉันไม่จำเป็นต้องคัดลอกการนัดหมายเล็กๆ น้อยๆ ลงบนกระดาษทุกครั้ง ฉันเขียนเฉพาะเหตุการณ์และช่วงงานที่ส่งผลต่อความสนใจของฉันเท่านั้น ### ตัวอย่างที่ใช้ได้จริง ลองนึกภาพเจ้าของธุรกิจที่ใช้เวลาตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ในการย้ายจากการประชุมหนึ่งไปอีกการประชุมหนึ่ง การนัดหมายแต่ละครั้งมีประโยชน์ แต่เจ้าของไม่มีเวลาตรวจสอบกระแสเงินสด พูดคุยกับพนักงานคนสำคัญ หรือวางแผนไตรมาสถัดไป ปฏิทินตั้งโต๊ะอาจแสดงรูปแบบได้ทันที ปัญหาไม่ใช่การขาดความพยายาม ปัญหาคือการประชุมกินพื้นที่ทุกส่วนที่มองเห็นได้ เจ้าของสามารถย้ายการประชุมภายในหนึ่งรายการไปยังการอัปเดตที่ใช้ร่วมกัน ป้องกันเช้าวันอังคารเพื่อตรวจสอบทางการเงิน และเปิดบ่ายวันศุกร์ไว้สำหรับปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงอย่างมาก สัปดาห์นี้มีโครงสร้างที่ชัดเจนยิ่งขึ้น วิธีการที่คล้ายกันสามารถช่วยผู้จัดการ ที่ปรึกษา ฟรีแลนซ์ หรือทีมธุรกิจขนาดเล็กได้ ปฏิทินไม่จำเป็นต้องดูน่าประทับใจ ต้องสะท้อนถึงวิธีการทำงานของบุคคลนั้น ### ข้อผิดพลาดที่ฉันพยายามหลีกเลี่ยง ฉันไม่ได้ใช้ปฏิทินเป็นบันทึกของทุกสิ่งที่ฉันหวังว่าจะทำให้เสร็จ ฉันไม่ได้เติมงานลงในช่องว่างทุกช่อง ฉันไม่ถือว่าทุกคำขอเป็นเรื่องเร่งด่วน ฉันไม่ได้วางแผนการทำงานหนักทั้งวันหลังจากการประชุมอันยาวนาน ฉันไม่เก็บการนัดหมายไว้ในปฏิทินเมื่อวัตถุประสงค์หายไป นิสัยเหล่านี้ปกป้องคุณค่าของระบบ ปฏิทินจะมีประโยชน์น้อยลงเมื่อแสดงให้เห็นชีวิตในอุดมคติมากกว่าการใช้ชีวิต ### มุมมองของฉันเกี่ยวกับการวางแผนง่ายๆ ความน่าดึงดูดของปฏิทินตั้งโต๊ะไม่ใช่การทำให้ความเป็นผู้นำเป็นเรื่องง่าย คุณค่าของมันมาจากการทำให้เวลามองเห็นได้ เมื่อฉันเห็นสัปดาห์ ฉันสามารถมองเห็นการโอเวอร์โหลดก่อนที่จะดึกดื่น ฉันสามารถแบ่งเวลาในการตัดสินใจ แทนที่จะให้คนอื่นทุกชั่วโมง ฉันสามารถสร้างพื้นที่สำหรับงานที่รองรับธุรกิจได้ในระยะยาว ปฏิทินตั้งโต๊ะแบบธรรมดาใช้งานได้ดีที่สุดเมื่อฉันใช้เป็นตัวกรอง ไม่ใช่ของตกแต่ง ช่วยให้ฉันเลือกสิ่งที่สมควรได้รับพื้นที่ สิ่งที่จำเป็นต้องเตรียมการ และสิ่งที่ควรละเว้นจากกำหนดการ

ผู้นำหลายคนเริ่มต้นวันทำงานด้วยหน้าจอที่เต็มไปด้วยข้อความ การแจ้งเตือนการประชุม และงานที่ยังไม่เสร็จ วันนั้นอาจกลายเป็นปฏิกิริยาลูกโซ่ก่อนที่พวกเขาจะตัดสินใจอย่างชัดเจนด้วยตัวเอง ฉันพบว่าปฏิทินตั้งโต๊ะแบบธรรมดาสามารถสร้างการหยุดชั่วคราวเล็กน้อยระหว่างการมาทำงานและการตอบสนองต่อทุกสิ่งรอบตัวฉัน มันไม่ได้แทนที่ปฏิทินดิจิทัล มันทำให้วันนั้นมีรูปร่างที่มองเห็นได้ ปฏิทินตั้งโต๊ะรายวันมักจะแสดงหนึ่งวันที่ หนึ่งหน้า และพื้นที่จำนวนจำกัด ขีดจำกัดนั้นมีประโยชน์ คำถามนี้กระตุ้นให้ฉันถามคำถามที่ใช้ได้จริง: วันนี้มีอะไรที่สมควรได้รับความสนใจ ฉันจดสามรายการก่อนเปิดกล่องจดหมาย: - การตัดสินใจอย่างหนึ่งที่ต้องให้ความสนใจ - หนึ่งงานที่ช่วยสนับสนุนทีม - การกระทำส่วนตัวอย่างหนึ่งที่ปกป้องพลังงานของฉัน รายการนี้สั้นพอที่จะอ่านได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังให้จุดอ้างอิงแก่ฉันเมื่อมีคำขอใหม่ปรากฏขึ้น ผู้นำอาจได้รับข้อความมากมายในระหว่างวันทำงานปกติ ไม่ใช่ทุกข้อความที่ต้องการคำตอบทันที เมื่อฉันดูสิ่งของทั้งสามชิ้นบนโต๊ะ ฉันสามารถเปรียบเทียบคำขอใหม่แต่ละรายการกับงานที่เลือกไว้แล้วได้ คำขอบางรายการเป็นของวันอื่น บางส่วนสามารถส่งต่อให้เพื่อนร่วมงานได้ บางคนต้องการคำตอบโดยตรง นิสัยนี้ช่วยลดความรู้สึกว่าทุกข้อความมีน้ำหนักเท่ากัน ปฏิทินตั้งโต๊ะยังช่วยให้การแชร์ลำดับความสำคัญง่ายขึ้นอีกด้วย ในระหว่างการประชุมทีม ฉันอาจเขียนข้อความสั้นๆ เช่น “ทบทวนแผนการจ้างงาน” หรือ “ติดต่อซัพพลายเออร์ที่สำคัญ” บันทึกจะกลายเป็นเครื่องเตือนใจถึงงานที่ส่งผลกระทบต่อผู้อื่น ตัวอย่างเช่น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจได้รับการร้องเรียนจากลูกค้าประจำ ปัญหาการจัดตารางเวลาของพนักงาน และซัพพลายเออร์อัปเดตก่อนเวลา 9.00 น. การเขียน "การโทรติดต่อลูกค้า" เป็นงานหลักสามารถป้องกันไม่ให้ปัญหาถูกฝังอยู่ในอีเมลตามปกติ ปฏิทินไม่ได้แก้ปัญหาเรื่องร้องเรียน ช่วยปกป้องเวลาที่จำเป็นในการจัดการกับมันอย่างเหมาะสม นิสัยนี้จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเพจยังคงความเรียบง่าย ฉันหลีกเลี่ยงการเขียนรายการงานทั้งหมดลงในแผ่นงานเดียว รายการยาวๆ มักสร้างแรงกดดันโดยไม่ปรับปรุงสมาธิ คำที่ชัดเจนสองสามคำจะใช้ง่ายกว่าในวันที่วุ่นวาย ฉันยังเว้นพื้นที่เล็กๆไว้สำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอีกด้วย โอกาสใหม่ ข้อกังวลของพนักงาน หรือการเปลี่ยนแปลงในโครงการอาจต้องได้รับการดูแล พื้นที่เปิดโล่งช่วยให้แผนสามารถปรับได้โดยไม่เสียรูปทรง ท้ายที่สุดแล้ว ฉันไม่ได้ตัดสินเพจด้วยจำนวนที่ฉันทำสำเร็จ ฉันดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลง บันทึกที่เสร็จแล้วอาจแสดงความคืบหน้า บันทึกที่เขียนไม่เสร็จอาจเผยให้เห็นว่างานมีขนาดใหญ่เกินไป ไม่ชัดเจน หรือไม่เกี่ยวข้องกับความต้องการที่แท้จริงของวันนั้น ฉันสามารถย้ายไปยังวันอื่น แบ่งออกเป็นการดำเนินการเล็กๆ น้อยๆ หรือลบออกได้ การทบทวนสั้นๆ นี้ใช้เวลาไม่ถึงห้านาที โดยจะสร้างบันทึกการตัดสินใจที่อาจเป็นประโยชน์ในระหว่างช่วงการวางแผนรายสัปดาห์ ยังสามารถแสดงรูปแบบได้อีกด้วย หากรายการเดียวกันปรากฏขึ้นเป็นเวลาหลายวัน ปัญหาอาจไม่ใช่การไม่มีเวลา ขั้นตอนต่อไปอาจต้องมีเจ้าของที่ชัดเจนหรือมีขอบเขตที่เล็กลง หน้าทางกายภาพมีประโยชน์อีกอย่างหนึ่ง เมื่อฉันเขียนด้วยมือ ฉันช้าลงพอที่จะเลือกคำได้ “งานด้านการขาย” นั้นคลุมเครือ “ตรวจสอบการโทรจากลูกค้าสามครั้ง” ช่วยให้วันนั้นมีการดำเนินการที่ชัดเจน “ปรับปรุงการดำเนินงาน” มีความหมายกว้างๆ “อนุมัติรายการตรวจสอบการจัดส่ง” กำหนดเวลาได้ง่ายกว่า ปฏิทินตั้งโต๊ะไม่ใช่การวัดสถานะ ไม่ได้พิสูจน์ว่าบุคคลนั้นมีประสิทธิผล เตรียมพร้อม หรือประสบความสำเร็จ คุณค่าของมันมาจากกิจวัตรรอบตัว วางไว้ตรงจุดที่เซสชั่นการทำงานแรกเริ่มต้นขึ้น เขียนวันที่. เลือกลำดับความสำคัญจำนวนเล็กน้อย รักษาถ้อยคำให้ตรง ทบทวนเพจก่อนออกจากโต๊ะ กระบวนการดังกล่าวสามารถช่วยให้ผู้นำที่มีงานยุ่งเปลี่ยนจากการโต้ตอบอย่างต่อเนื่องไปสู่การตั้งใจให้ความสนใจ ปฏิทินยังคงเรียบง่าย แต่ตัวเลือกรายวันที่อยู่เบื้องหลังปฏิทินสามารถกำหนดการประชุมที่ดีขึ้น การตัดสินใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และการทำงานที่มุ่งเน้นมากขึ้น

หลายๆ คนเริ่มต้นวันใหม่ด้วยรายการงานต่างๆ มากมาย แต่กลับจบลงด้วยการสงสัยว่าเวลาหายไปไหน อีเมลเข้าครอบงำช่วงเช้า การประชุมแยกช่วงบ่าย คำขอเล็กๆ น้อยๆ ผลักดันงานสำคัญเข้าสู่ช่วงเย็น ฉันพบว่าการวางแผนรายวันที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เน้นแค่การเติมเต็มทุกนาที แต่เน้นไปที่การให้แต่ละส่วนของวันมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนมากกว่า ผู้นำธุรกิจจำนวนมากใช้แนวทางที่คล้ายกัน: พวกเขาปกป้องเวลาสำหรับงานที่มีสมาธิ เว้นพื้นที่สำหรับการเปลี่ยนแปลง และทบทวนลำดับความสำคัญก่อนเริ่มต้นวัน แผนรายวันที่นำไปใช้ได้จริงสามารถช่วยให้ฉันทำงานโดยมีสมาธิมากขึ้นโดยไม่ทำให้ตารางงานดูเข้มงวด ### เริ่มต้นด้วยรายการลำดับความสำคัญสั้นๆ ที่ฉันเริ่มต้นด้วยการเขียนทุกสิ่งที่ต้องการความสนใจของฉัน รายการนี้อาจรวมถึงการโทรหาลูกค้า รายงาน การตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ การทำธุระส่วนตัว และงานเล็กๆ เช่น การตอบกลับข้อความ จากนั้นฉันก็เลือกลำดับความสำคัญสามรายการ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่งานที่ง่ายที่สุดเสมอไป เป็นงานที่สนับสนุนเป้าหมายหลักของฉันในวันนั้น ถ้าฉันจบทั้งสามสิ่งนี้ วันก็จะเดินหน้าต่อไปแม้ว่าจะมีรายการเล็กๆ น้อยๆ เหลืออยู่บ้างก็ตาม ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายขายอาจเลือก: - เตรียมการนำเสนอแก่ลูกค้า - ตรวจสอบยอดขายรายเดือน - ฝึกสอนสมาชิกในทีมหนึ่งคน การตอบอีเมลทุกฉบับอาจรู้สึกว่ามีประสิทธิผล แต่อาจไม่สมควรได้รับที่เดียวกับการเตรียมการประชุมสำคัญกับลูกค้า ### จับคู่งานด้วยพลังงานของฉัน โฟกัสของฉันเปลี่ยนไปตลอดทั้งวัน ฉันมักจะจัดการกับงานที่ต้องหนักหน่วงเมื่อจิตใจของฉันรู้สึกสดชื่น งานประจำสามารถรอช่วงที่ใช้พลังงานน้อยลงได้ ตารางเวลาง่ายๆ อาจมีลักษณะดังนี้: - 8:30–10:00 น.: เขียน วางแผน หรือแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน - 10:00–10:30 น.: ตรวจสอบข้อความ - 10:30–12:00 น.: ประชุมหรือทำงานเป็นทีม - 1:30–3:00 น.: งานโครงการ - 3:00–4:00 น.: โทรและติดตามผล - 4:00–4:30 น.: ทบทวนและเตรียมพร้อมสำหรับวันพรุ่งนี้ ชั่วโมงที่แน่นอน ไม่สำคัญเท่ากับการจับคู่ระหว่างงานกับพลังงานของฉัน เมื่อฉันทำงานอย่างหนักระหว่างการประชุม ฉันมักจะใช้เวลาพยายามเริ่มต้นใหม่มากกว่าการทำงานด้วยตัวเอง ### ใช้บล็อคเวลา ไม่ใช่แผนแบบนาทีต่อนาที กำหนดการโดยละเอียดอาจดูเป็นระเบียบ แต่ไม่เหลือพื้นที่ให้เปลี่ยนแปลง การโทรล่าช้า คำถามเร่งด่วนจากลูกค้า หรือปัญหาทางเทคนิคอาจทำให้แผนทั้งหมดเสียหายได้ บล็อกเวลาทำให้ฉันมีโครงสร้างที่ชัดเจนยิ่งขึ้น: - บล็อกโฟกัส - บล็อกการสื่อสาร - บล็อกการประชุม - บล็อกผู้ดูแลระบบ - บล็อกตรวจสอบ ฉันสามารถย้ายบล็อกได้เมื่อจำเป็น โดยไม่สูญเสียจุดประสงค์เบื้องหลัง วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับผู้ที่มีวันรวมทั้งงานที่วางแผนไว้และคำขอที่ไม่คาดคิด เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจจองช่วงเช้าไว้เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ ตอนกลางวันสำหรับลูกค้าและพนักงาน และช่วงบ่ายสำหรับงานเอกสาร แผนมีรูปร่าง แต่ก็ยังสามารถปรับได้เมื่อลูกค้าต้องการความช่วยเหลือ ### ปกป้องงานที่มุ่งเน้น ความเครียดในแต่ละวันส่วนใหญ่มาจากการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่อง แต่ละข้อความอาจใช้เวลาอ่านเพียงนาทีเดียว แต่จิตใจอาจต้องใช้เวลานานกว่านั้นมากจึงจะกลับสู่งานเดิม ในระหว่างการบล็อกโฟกัส ฉันจะปิดเสียงการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น และเก็บเฉพาะเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับงานไว้ข้างหน้าฉัน ฉันอาจแจ้งทีมของฉันด้วยว่าฉันจะตรวจสอบข้อความอีกครั้งเมื่อใด นี่ไม่ได้หมายความว่าจะเพิกเฉยต่อผู้คน ช่วยให้ผู้อื่นมีเวลาที่ชัดเจนในการติดต่อฉัน และทำให้ฉันมีโอกาสมากขึ้นในการทำงานที่ต้องการความสนใจให้เสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น พนักงานการตลาดที่เขียนบรีฟแคมเปญอาจตรวจสอบอีเมลเวลา 10.00 น. และ 02.30 น. แทนที่จะเปิดกล่องจดหมายทุกๆ สองสามนาที ### เว้นพื้นที่ไว้สำหรับงานที่ไม่คาดคิด ตารางงานที่ใช้ทุกนาทีนั้นรักษาได้ยาก ฉันชอบที่จะปล่อยให้ช่วงเปิดหนึ่งหรือสองช่วงในระหว่างวัน พื้นที่นี้สามารถรองรับ: - งานที่ใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้ - คำขอของลูกค้า - การพักฟื้นระยะสั้น - การสนทนาที่เป็นประโยชน์กับเพื่อนร่วมงาน - การตรวจสอบข้อมูลใหม่ เวลาเปิดไม่เสียเวลา ช่วยให้แผนดูดซับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องบังคับงานใดๆ ในภายหลังในตอนเย็น ### ตัดสินใจว่าอะไรสามารถรอได้ ไม่ใช่ทุกคำขอที่ต้องการคำตอบในคราวเดียว เมื่อมีงานใหม่ปรากฏขึ้น ฉันถามตัวเองว่า - สิ่งนี้สนับสนุนเป้าหมายหลักของวันนี้หรือไม่? - มีใครต้องการคำตอบของฉันเพื่อทำงานต่อหรือไม่? - ฉันสามารถจัดการมันในภายหลังได้หรือไม่? - ฉันสามารถมอบหมายได้หรือไม่? - จำเป็นต้องทำเลยไหม? คำถามเหล่านี้ช่วยให้ฉันแยกลำดับความสำคัญที่แท้จริงออกจากงานที่รู้สึกว่าเร่งด่วนเท่านั้นเพราะมันปรากฏในกล่องจดหมายของฉัน หัวหน้าทีมอาจได้รับคำขอสิบครั้งในระหว่างวัน บางคนต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว บางส่วนสามารถจัดกลุ่มเป็นข้อความเดียวได้ บางส่วนอาจเป็นของบุคคลอื่น ### ปิดท้ายวันด้วยการรีวิวสั้นๆ ฉันใช้เวลาสักครู่ตรวจสอบสิ่งที่ฉันทำเสร็จแล้ว มีอะไรเปลี่ยนแปลง และอะไรที่ต้องให้ความสนใจในวันพรุ่งนี้ ฉันไม่ได้ใช้รีวิวนี้เพื่อตัดสินตัวเองสำหรับทุกงานที่ยังทำไม่เสร็จ ฉันมองหารูปแบบ บางทีการประชุมอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ บางทีฉันอาจจะทำงานสร้างสรรค์ต่อไปหลังจากช่วงบ่ายที่เหน็ดเหนื่อย บางทีคำขอเล็กๆ น้อยๆ อาจใช้เวลาไปจากโครงการของลูกค้า การตรวจสอบนี้ช่วยให้ฉันปรับแผนถัดไปแทนที่จะเกิดปัญหาเดิมซ้ำ หมายเหตุที่เป็นประโยชน์อาจมีลักษณะดังนี้: - เสร็จสมบูรณ์: ข้อเสนอของลูกค้าและการเช็คอินของทีม - ย้ายแล้ว: การตรวจสอบงบประมาณ - เหตุผล: ปัญหาของลูกค้าที่ต้องดำเนินการ - พรุ่งนี้: ตรวจสอบงบประมาณก่อนการประชุมครั้งแรก ### แผนรายวันควรสนับสนุนบุคคลที่ใช้งาน ปฏิทินของ CEO อาจมีการประชุมเชิงกลยุทธ์ การอภิปรายเรื่องการจ้างงาน และการทบทวนธุรกิจ ตารางงานของฉันอาจจะดูแตกต่างออกไป บทเรียนที่มีประโยชน์คืออย่าคัดลอกปฏิทินของคนอื่น คือการสร้างระบบที่ปกป้องงานที่มีความหมายและเปิดพื้นที่ให้กับผู้คน แผนรายวันที่แข็งแกร่งประกอบด้วยลำดับความสำคัญที่ชัดเจน ช่วงเวลาตามความเป็นจริง พื้นที่สำหรับการเปลี่ยนแปลง และการทบทวนสั้นๆ จำนวนเล็กน้อย ควรช่วยให้ฉันตัดสินใจเลือกได้ดีขึ้นในระหว่างวันแทนที่จะทำให้ฉันรู้สึกถูกควบคุมโดยนาฬิกา เมื่อฉันวางแผนอย่างมีจุดมุ่งหมาย ฉันสามารถทำงานให้เสร็จน้อยลงและยังมีความก้าวหน้าที่ดีขึ้นอีกด้วย นั่นเป็นวิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการใช้วันทำงาน เรามีประสบการณ์มากมายในด้านอุตสาหกรรม ติดต่อเราเพื่อขอคำแนะนำอย่างมืออาชีพ:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029

1. Cal Newport, 5 มกราคม 2016, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World 2. David Allen, 1 มีนาคม 2015, Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity 3. Stephen R Covey, 19 พฤศจิกายน 2004, The 7 Habits of Highly Effective People 4. Daniel H Pink, 3 มกราคม 2012, Drive: The Surprising Truth About อะไรเป็นแรงบันดาลใจให้เรา 5. Greg McKeown, 15 เมษายน 2014, Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less 6. ลอรา แวนเดอร์คัม, 2 พฤษภาคม 2017, Off the Clock: รู้สึกยุ่งน้อยลงในขณะที่ทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น