ไม่ใช่แค่โน้ตบุ๊กเท่านั้น—แฟ้มเกลียวแบบกำหนดเองของเราเป็นตัวเปลี่ยนเกมด้านประสิทธิภาพการทำงาน

บันทึกของฉันเคยยุ่งเหยิง ฉันมีไอเดียที่ทำเสร็จไปแล้วครึ่งหนึ่งในแอปหนึ่ง มีจุดนัดพบในอีกแอปหนึ่ง และมีบันทึกเสียงแบบสุ่มที่ฉันไม่เคยเล่นอีกเลย ฉันบอกตัวเองอยู่เสมอว่าฉันจะติดตามพวกเขาในภายหลัง ต่อมาไม่เคยมา ฉันสูญเสียรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ทำงานซ้ำๆ และรู้สึกเครียดทุกครั้งที่เปิดสมุดบันทึก สิ่งที่ฉันต้องการไม่ใช่บันทึกอีกต่อไป ฉันต้องการวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบพวกเขา ฉันเริ่มปฏิบัติต่อทุกโน้ตเหมือนมีงานเดียว หากบันทึกย่อมีไว้สำหรับแนวคิด ฉันทำเครื่องหมายว่าเป็นแนวคิด ถ้ามันเป็นงานฉันก็ทำให้มันเป็นงาน ถ้ามาจากการประชุมผมจะเก็บวันประชุมไว้ การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ นั้นทำให้บันทึกของฉันค้นหาง่ายขึ้น เชื่อถือได้ง่ายขึ้น และใช้งานง่ายขึ้นมาก ฉันยังหยุดเขียนทุกอย่างในบล็อกยาว ๆ เดียวด้วย บันทึกจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อโครงสร้างเรียบง่าย: - หัวข้อสั้นๆ หัวข้อหนึ่งที่ด้านบน - ประเด็นสำคัญด้านล่าง - รายการดำเนินการที่ด้านล่าง - ขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนอย่างหนึ่ง ฉันเห็นว่าสิ่งนี้ได้ผลในสถานการณ์จริงกับการประชุมกับลูกค้า ก่อนการประชุม ฉันจดวาระการประชุม คำถามที่อยากถาม และการดำเนินการติดตามผลแยกบรรทัด หลังการประชุม ฉันไม่จำเป็นต้องอ่านหน้ายาวๆ ที่มีความคิดปะปนกัน ฉันสามารถตรวจสอบรายการการดำเนินการได้ภายในไม่กี่วินาทีและส่งข้อความติดตามผลที่ชัดเจน นั่นช่วยฉันประหยัดเวลาได้มาก ฉันยังใช้โฟลเดอร์หรือแท็ก แต่ฉันจำกัดมันไว้ แท็กมากเกินไปกลายเป็นเรื่องยุ่งอีก ฉันใช้เพียงไม่กี่อย่าง: - งาน - ส่วนตัว - ไอเดีย - การติดตามผล - การอ้างอิง นั่นก็เพียงพอแล้วสำหรับบันทึกย่อส่วนใหญ่ของฉัน หากฉันต้องการมากกว่านั้น ฉันจะหยุดและถามตัวเองว่าฉันกำลังพยายามจัดระเบียบหรือเพียงหลีกเลี่ยงการตัดสินใจ นิสัยที่ฉันชอบคือการล้างบันทึกประจำสัปดาห์ ฉันใช้เวลาช่วงที่เงียบสงบสั้นๆ ฉันเปิดบันทึกล่าสุดและถามสามสิ่ง: - สิ่งนี้ยังมีประโยชน์อยู่หรือไม่ - สิ่งนี้เป็นของที่อื่นหรือไม่? - ฉันสามารถเปลี่ยนสิ่งนี้ให้เป็นการกระทำที่ชัดเจนได้หรือไม่? บันทึกย่อบางรายการจะถูกลบ บ้างก็มารวมกัน บ้างก็กลายเป็นงาน นิสัยนั้นทำให้ทั้งระบบสว่างขึ้น ฉันยังเขียนบันทึกโดยคำนึงถึงการใช้งานครั้งต่อไปด้วย หากฉันกำลังจดบันทึกระหว่างการโทร ฉันจะไม่เขียนประโยคที่สมบูรณ์สำหรับทุกสิ่ง ฉันเน้นที่ชื่อ ตัวเลข การตัดสินใจ และขั้นตอนต่อไป หากฉันกำลังรวบรวมไอเดียสำหรับเนื้อหา ฉันจะเขียนประเด็นสำคัญ ประเด็นหลัก และตัวอย่างหนึ่งตัวอย่าง หากฉันกำลังบันทึกงานวิจัย ฉันจะเพิ่มลิงก์แหล่งที่มาและบรรทัดหนึ่งว่าทำไมจึงสำคัญ ด้วยวิธีนี้เมื่อฉันกลับมาทีหลังฉันไม่ต้องเดาว่าฉันหมายถึงอะไร นิสัยเล็กๆ น้อยๆ สองสามอย่างสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับฉัน: - ใช้พื้นที่ว่างเพื่อให้หน้าไม่ดูแออัด - เก็บหนึ่งแนวคิดต่อบันทึกเมื่อเป็นไปได้ - เขียนรายการดำเนินการในบรรทัดที่แตกต่างจากเนื้อหาหลัก - ลงวันที่แต่ละบันทึกเพื่อให้ลำดับเวลาง่ายต่อการติดตาม - ทบทวนบันทึกเก่าก่อนที่จะกองพะเนิน ฉันได้เรียนรู้ว่าบันทึกย่อที่จัดระเบียบไม่ได้เกี่ยวกับความสมบูรณ์แบบ พวกเขากำลังทำให้อนาคต - คุณเหนื่อยน้อยลง เมื่อฉันมองย้อนกลับไปตอนนี้ ฉันสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้โดยไม่ต้องผ่านเสียงรบกวน บันทึกของฉันรู้สึกสงบขึ้น งานของฉันรู้สึกเบาลง ความคิดของฉันรู้สึกชัดเจนขึ้น หากโน้ตของคุณรู้สึกว่าควบคุมไม่ได้ ฉันจะเริ่มจากเล็กๆ น้อยๆ เลือกหนึ่งระบบ ทำให้มันง่าย ให้ทุกโน้ตมีที่ที่ชัดเจนในการไป

ฉันเคยลืมเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ตลอดทั้งวัน บันทึกการประชุมจะอยู่ถัดจากใบเสร็จรับเงิน รายการงานจะเข้ามาในกระเป๋าของฉันแล้วหายไป ในช่วงบ่าย ฉันจะค้นหาหน้าหนึ่งที่ฉันรู้ว่าฉันเขียนไปแล้ว นั่นคือความยุ่งเหยิงที่ทำให้ฉันช้าลง เครื่องผูกเกลียวแบบกำหนดเองเปลี่ยนสิ่งนั้นสำหรับฉัน มันทำให้ฉันมีที่เดียวสำหรับวางแผน บันทึกย่อ แบบฟอร์ม แนวคิด และกระดาษเปล่า ฉันเก็บหน้าตามลำดับที่ฉันต้องการ ฉันสามารถย้ายหน้า ลบหน้า หรือเพิ่มชีตใหม่โดยไม่ต้องต่อสู้กับทั้งระบบ การควบคุมง่ายๆ นี้ช่วยฉันประหยัดเวลาและความเครียดได้มาก สิ่งที่ฉันชอบที่สุดคือฉันสามารถทำให้มันเข้ากับกิจวัตรของตัวเองได้ ฉันเลือกรูปแบบปก ฉันเลือกขนาดกระดาษ ฉันเลือกสีคอยล์ ฉันยังสามารถตั้งค่าตามหัวเรื่อง ลูกค้า โปรเจ็กต์ หรือสัปดาห์ก็ได้ นั่นสำคัญมากกว่าที่คนคิด เมื่อแฟ้มดูและให้ความรู้สึกเหมือนว่ามันถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานของฉัน ฉันจะใช้มันบ่อยขึ้น ฉันไม่ทิ้งมันไว้บนหิ้ง ฉันพกมัน ฉันเปิดมัน ฉันเขียนในนั้น บันทึกของฉันยังคงมองเห็นได้ แผนของฉันอยู่ใกล้ นี่คือวิธีที่ฉันใช้ของฉันในชีวิตจริง: ฉันเก็บหน้ารายสัปดาห์ไว้ข้างหน้า ฉันวางบันทึกการประชุมไว้ด้านหลัง ฉันเพิ่มส่วนสำหรับแนวคิดที่ฉันไม่อยากเสียไป ฉันใช้ฉากกั้นสำหรับที่ทำงาน บ้าน และงานส่วนตัว ฉันหนีบกระดาษที่หลวมๆ ไว้ข้างในตอนที่ฉันกำลังเดินทาง มันฟังดูง่าย มันเป็นเรื่องง่าย นั่นคือเหตุผลที่มันใช้งานได้ ฉันได้เห็นสิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นกับคนรอบตัวฉัน เพื่อนคนหนึ่งที่เปิดร้านเล็กๆ ใช้แฟ้มสันเกลียวแบบกำหนดเองสำหรับบันทึกคำสั่งซื้อและเอกสารติดต่อของซัพพลายเออร์ นักเรียนที่ฉันรู้จักเก็บบันทึกของชั้นเรียนไว้ในแฟ้มเดียวและหยุดปะปนวิชาต่างๆ ฉันยังได้พบกับนักออกแบบที่ใช้แบบร่างโปรเจ็กต์ ตัวอย่างสี และความคิดเห็นของลูกค้า แต่ละคนใช้มันในลักษณะที่แตกต่างกัน แต่ละคนจะได้โต๊ะที่สะอาดขึ้นและมีศีรษะที่ชัดเจนขึ้น หากคุณถามฉันว่าเหตุใดแฟ้มสันเกลียวแบบกำหนดเองจึงให้ความรู้สึกดีกว่าสมุดบันทึกธรรมดา ฉันจะตอบดังนี้: สมุดบันทึกขอให้ฉันปรับตัวเข้ากับมัน เครื่องผูกแบบกำหนดเองจะปรับให้เหมาะกับฉัน นั่นคือความแตกต่างใหญ่ ฉันสามารถสร้างการตั้งค่าที่ตรงกับวิธีการทำงานของฉัน ไม่ใช่วิธีที่คนอื่นคิดว่าฉันควรจะทำงาน ซึ่งมีประโยชน์สำหรับวันที่วุ่นวาย สัปดาห์ที่ยาวนาน และงานที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ฉันยังชอบที่มันดูเรียบร้อย ปกที่สะอาดตาสร้างความประทับใจแรกที่แข็งแกร่ง รูปแบบที่เป็นระเบียบทำให้บันทึกย่อของฉันง่ายต่อการตรวจสอบ เพจที่ฉันหาได้เร็วนั้นมีค่ามากกว่าเพจที่ฝังอยู่ในกอง เมื่อฉันนั่งวางแผนวันของฉัน ฉันต้องการเสียงรบกวนน้อยลง ฉันต้องการสถานที่แห่งหนึ่งที่ความคิดของฉันรู้สึกง่ายต่อการติดตาม นั่นคือสิ่งที่เครื่องผูกนี้ให้ฉัน หากคุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการจัดการงานของคุณ ฉันจะเริ่มต้นที่นี่ เลือกขนาดที่เหมาะกับกระเป๋าหรือโต๊ะของคุณ เลือกปกที่ตรงกับสไตล์ของคุณ ตั้งค่าส่วนที่คุณใช้บ่อยที่สุด ใช้มันทุกวัน แม้จะเป็นบันทึกเล็กๆ นั่นคือจุดที่มูลค่าปรากฏ ไม่ได้อยู่ในสัญญาที่ยิ่งใหญ่ ในกิจวัตรประจำวันที่ดีขึ้น เครื่องผูกเกลียวแบบกำหนดเองจะไม่ทำงานสำหรับคุณ จะทำให้งานจับ จัดเรียง และจบงานได้ง่ายขึ้น สำหรับฉันนั่นสร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง

ฉันเคยเก็บงานไว้หลายที่เกินไป สมุดบันทึกหนึ่งเครื่องสำหรับการโทร กองกระดาษเปล่าสำหรับบันทึกย่อ โฟลเดอร์สำหรับการพิมพ์ ในตอนกลางวัน ฉันใช้พลังงานไปกับการค้นหามากกว่าการทำงาน เครื่องผูกนี้เปลี่ยนสิ่งนั้นสำหรับฉัน ฉันเก็บรายการงาน บันทึกการประชุม หน้าลูกค้า และแนวคิดคร่าวๆ ไว้ในที่เดียว ฉันเปิดมัน ดูว่ามีอะไรที่ต้องให้ความสนใจ แล้วเดินหน้าต่อไป โต๊ะของฉันรู้สึกเบาขึ้น และจิตใจของฉันก็รู้สึกเบาขึ้นเช่นกัน สิ่งที่ฉันใช้ในแฟ้ม: - หน้าแรกสำหรับงานวันนี้ - ส่วนสำหรับบันทึกการประชุม - แท็บสำหรับงานของลูกค้า - กระเป๋าสำหรับหน้าที่ยังต้องการ - แผ่นงานเพิ่มเติมสำหรับแนวคิดที่ฉันไม่อยากสูญเสีย ฉันชอบที่ไม่จำเป็นต้องบังคับระบบใหญ่ๆ ฉันแค่วางกระดาษไว้ในที่ที่มันอยู่ ตัวอย่างที่แท้จริงยังคงอยู่ในใจของฉัน ฉันได้รับโทรศัพท์จากลูกค้าเกี่ยวกับแคมเปญ ฉันเก็บบรีฟไว้ข้างหน้า เขียนบันทึกไว้ด้านหลัง และจัดทำหน้าติดตามผลในแท็บด้านขวา วันรุ่งขึ้น ฉันไม่จำเป็นต้องค้นหากองหรือเดาว่ามีอะไรไปที่ไหน ฉันเปิดแฟ้มและทำงานต่อ นั่นคือส่วนที่ฉันให้ความสำคัญมากที่สุด ช่วยให้ฉันจัดระเบียบได้โดยไม่ทำให้ทั้งวันรู้สึกหนักใจ มันเก็บบันทึกของฉันไว้ในที่เดียว ช่วยให้โต๊ะของฉันมีความชัดเจนเพียงพอสำหรับการทำงานจริง หากโน้ตของคุณกระจัดกระจายไปตามสมุดบันทึก โต๊ะ และแฟ้ม แฟ้มประเภทนี้จะช่วยให้พวกเขามีบ้านได้ ฉันใช้มันเพราะมันเหมาะกับวิธีการทำงานของฉันอยู่แล้ว และสำหรับฉัน นั่นทำให้ทั้งวันรู้สึกง่ายขึ้น

ฉันเคยคิดว่าเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มขึ้นจำเป็นต้องได้รับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ฉันผิด. โดยส่วนใหญ่แล้ว งานของฉันรู้สึกช้าเนื่องจากมีการเสียดสีเล็กน้อย ฉันเปิดไฟล์เดิมซ้ำอีกครั้ง ฉันเขียนคำตอบเดิมอีกครั้ง ฉันค้นหาบันทึกที่ฉันเขียนไว้แล้ว แต่ละก้าวดูเล็กๆ พวกเขากินความสนใจของฉันร่วมกัน การอัพเกรดเล็กๆ น้อยๆ ครั้งหนึ่งทำให้ฉันเปลี่ยนไป ฉันจัดระบบง่ายๆ สำหรับงานซ้ำๆ ของฉัน ไม่มีอะไรแฟนซี ไม่มีซอฟต์แวร์หนัก ไม่มีการตั้งค่านาน ฉันแค่ทำให้งานที่ฉันทำทุกวันง่ายขึ้น ทำซ้ำ ค้นหาได้ง่ายขึ้น และเสร็จสิ้นได้ง่ายขึ้น กะเล็กๆ น้อยๆ ทำให้ฉันมีความคล่องตัวในการทำงานดีขึ้น ฉันเห็นมันในวันแรกของตัวเอง การติดตามผลการขายที่ครั้งหนึ่งฉันใช้เวลาสิบนาที ตอนนี้ใช้เวลาสองนาที บันทึกการประชุมที่เคยนั่งอยู่ในโฟลเดอร์สุ่มตอนนี้มีที่เดียวที่ชัดเจน การตอบกลับของลูกค้าที่ฉันเคยเขียนใหม่ตั้งแต่ต้นตอนนี้เริ่มต้นจากเทมเพลตใหม่ทั้งหมด การเปลี่ยนแปลงมีขนาดเล็ก ผลลัพธ์ไม่ได้ สิ่งที่ฉันเปลี่ยน ฉันมองดูวันของตัวเองและพบจุดสามจุดที่ทำให้ฉันเสียเวลาอยู่ตลอดเวลา ฉันยังคงพิมพ์ข้อความเดิม ฉันคอยตรวจสอบรายการงานเดิมต่อไป ฉันเดินไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ โดยไม่มีลำดับที่ชัดเจน ดังนั้นฉันจึงแก้ไขสามจุดนั้นด้วยนิสัยง่ายๆ ฉันสร้างเทมเพลตข้อความเดียวสำหรับการตอบกลับทั่วไป ฉันเก็บรายการงานไว้หนึ่งรายการสำหรับวันนั้น ไม่ใช่สามรายการ ฉันใช้กฎการตั้งชื่อไฟล์เดียว ดังนั้นฉันจึงสามารถค้นหาสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว นั่นก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้งานของฉันรู้สึกเบาลง ตัวอย่างจริงจากกิจวัตรของฉันเอง ฉันมักจะเขียนบันทึกติดตามผลหลังจากการโทรหาลูกค้า ก่อนการเปลี่ยนแปลง ฉันจะเปิดอีเมล ตรวจสอบบันทึก ค้นหารายละเอียดสินค้าที่ถูกต้อง จากนั้นจึงเริ่มเขียน ฉันทำซ้ำรอบนั้นหลายครั้งต่อสัปดาห์ ตอนนี้ฉันเก็บเทมเพลตสั้นๆ ไว้: “สวัสดี [ชื่อ] ขอขอบคุณที่สละเวลาในวันนี้ ฉันกำลังส่งประเด็นสำคัญที่เรากล่าวถึงไป หากต้องการ ฉันยังสามารถแชร์ขั้นตอนถัดไปง่ายๆ ตามความต้องการในปัจจุบันของคุณได้ หากคุณต้องการ” ฉันยังคงปรับข้อความให้แต่ละคน ฉันไม่ได้ส่งสายเดียวกันให้กับทุกคน ฉันแค่ช่วยตัวเองจากการเริ่มต้นด้วยหน้าว่าง เทมเพลตเดียวนั้นช่วยให้ฉันทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ทำให้ข้อความของฉันรู้สึกเย็นชา ตัวอย่างที่สองมาจากการจัดการไฟล์ ฉันเคยบันทึกไฟล์ชื่ออย่างเช่น “final” “final2” และ “new Final” ตอนนี้ฉันหัวเราะแล้ว แต่ฉันใช้ชีวิตยุ่งวุ่นวายนั้นมาเป็นเวลานาน ฉันเปลี่ยนเป็นรูปแบบง่ายๆ: ชื่อลูกค้า + วันที่ + หัวข้อ กฎเล็กๆ น้อยๆ นั้นหยุดการคาดเดา ฉันหยุดเปิดไฟล์ห้าไฟล์เพียงเพื่อหาไฟล์เดียว เหตุใดการอัปเกรดขนาดเล็กจึงได้ผล การอัปเกรดขนาดเล็กจึงทำงานได้เนื่องจากจะขจัดความเครียดซ้ำๆ เมื่องานชัดเจน ฉันไม่เสียแรงตัดสินใจว่าจะเริ่มอย่างไร เมื่อไฟล์ค้นหาได้ง่าย ฉันจะไม่ละสายตาจากโฟกัส เมื่อข้อความมีร่างพื้นฐาน ฉันสามารถใช้เวลาในส่วนที่ต้องไตร่ตรองได้ ฉันได้เรียนรู้ว่าความเจ็บปวดจากขั้นตอนการทำงานมักซ่อนอยู่ในจุดเล็กๆ การค้นหาที่ช้า โฟลเดอร์ยุ่ง บันทึกที่อ่อนแอ การเขียนซ้ำซ้ำ แต่ละคนดูไม่เป็นอันตราย แต่ละคนเพิ่มการลาก การอัพเกรดง่ายๆ สามารถลดการลากได้ สิ่งที่ฉันแนะนำให้คุณลอง ถ้างานของคุณรู้สึกแออัด ฉันจะไม่บอกให้คุณสร้างทุกอย่างใหม่ ฉันจะเริ่มด้วยงานหนึ่งที่คุณทำซ้ำบ่อยๆ เขียนขั้นตอนที่ทำให้คุณช้าลงมากที่สุด จากนั้นทำการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ อย่างหนึ่ง คุณสามารถลองสิ่งนี้: ตั้งค่าเทมเพลตหนึ่งรายการสำหรับอีเมลซ้ำ เก็บรายการงานประจำวันไว้หนึ่งรายการ ใช้กฎโฟลเดอร์เดียวสำหรับไฟล์ บันทึกรูปแบบบันทึกย่อสั้นๆ หนึ่งรูปแบบสำหรับการประชุม สร้างขั้นตอนการส่งมอบที่ชัดเจนหากคุณทำงานร่วมกับทีม ฉันจะทำให้มันง่ายตั้งแต่เริ่มต้น ระบบขนาดเล็กที่คุณใช้จริงจะเหนือกว่าระบบที่สมบูรณ์แบบซึ่งไม่มีใครแตะต้อง กฎของฉันนั้นง่ายมาก: ถ้าฉันทำงานมากกว่าสามครั้ง ฉันจะมองหาวิธีที่จะทำให้รอบต่อไปราบรื่นขึ้น กฎดังกล่าวช่วยให้ฉันประหยัดเวลาได้มากกว่าเซสชันการวางแผนสำคัญใดๆ สิ่งที่ฉันเรียนรู้ฉันมักจะไล่ตามการแก้ไขที่ใหญ่กว่าเพราะมันดูน่าประทับใจกว่า ตอนนี้ฉันให้ความสำคัญกับส่วนเล็กๆ ในกระบวนการทำงานของฉันมากขึ้น นั่นคือสิ่งที่ความเครียดในแต่ละวันเกิดขึ้นมากมาย การอัพเกรดเพียงเล็กน้อยสามารถเปลี่ยนบรรยากาศของวันทำงานทั้งหมดได้ ฉันรู้สึกกระจัดกระจายน้อยลง ฉันเริ่มเร็วขึ้น ฉันใช้เวลาค้นหาน้อยลงและมีเวลาทำงานที่เป็นประโยชน์มากขึ้น นั่นคือส่วนที่ฉันไว้วางใจมากที่สุด ไม่ใช่การตั้งค่าที่สมบูรณ์แบบ ไม่ใช่ระบบขนาดใหญ่ การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เพียงอย่างเดียวที่ทำให้ขั้นตอนต่อไปง่ายขึ้น เรามีประสบการณ์มากมายในด้านอุตสาหกรรม ติดต่อเราเพื่อขอคำแนะนำอย่างมืออาชีพ: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029

Cal Newport กฎการทำงานเชิงลึกปี 2016 เพื่อความสำเร็จที่มุ่งเน้นในโลกที่ฟุ้งซ่าน David Allen 2001 การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ ศิลปะแห่งการผลิตโดยปราศจากความเครียด Julie Morgenstern 2004 การจัดระเบียบจากภายในสู่ภายนอก Tiago Forte 2022 การสร้างสมองที่สอง Mark Forster 2015 ทำในวันพรุ่งนี้และความลับอื่น ๆ ของการบริหารเวลา Gretchen Rubin 2019 ความสงบภายในภายนอก