ฉันจ้องมองปฏิทินเจ็ดเล่มบนโต๊ะแล้วถามว่า "ทำไมฉันถึงทำเช่นนี้" ฉันรู้ว่าฉันกลายเป็นตัวประกันให้กับระบบการจัดตารางเวลาของตัวเอง แม้จะสร้างเครื่องมือขององค์กรที่ซับซ้อน แต่พวกเขาก็ยังใช้เวลามากกว่าที่ประหยัดได้ ฉันสังเกตเห็นรูปแบบนี้ในคนอื่นๆ เช่นกัน เช่น ผู้นำจัดตารางการประชุมมากกว่างานจริง ผู้ปกครองจัดการระบบครอบครัวที่ซับซ้อน และผู้เชี่ยวชาญที่ใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจนกลายเป็นงานเต็มเวลา สถานการณ์ของฉันเองรู้สึกเหมือนปฏิทิน Tetris ปรับภาระผูกพันให้เป็นบล็อกสีในขณะที่สูญเสียการควบคุมตารางเวลาของฉัน ความก้าวหน้าเกิดขึ้นเมื่อฉันตระหนักว่าหากฉันต้องการปฏิทินเจ็ดปฏิทิน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ระบบ แต่เป็นขอบเขตของฉัน แทนที่จะถามว่าจะจัดระเบียบให้ดีขึ้นได้อย่างไร ฉันถามว่าทำไมฉันจึงยอมรับคำมั่นสัญญาเหล่านี้ ความวุ่นวายเกิดจากการขาดความชัดเจน ไม่ใช่จากการกำหนดเวลา ฉันได้เรียนรู้ว่าระบบปฏิทินที่ดีที่สุดคือการปฏิเสธสิ่งที่ไม่เข้าข่าย เพราะความเรียบง่ายมีชัยเหนือความซับซ้อนเสมอ การจัดการปฏิทินที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานได้อย่างมาก เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการของคุณ ให้พิจารณาเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ 10 ประการเหล่านี้ ขั้นแรก ใช้ปฏิทินของคุณเป็นมากกว่าแค่การประชุมโดยรวมช่วงพักกลางวันและเวลาโฟกัส หลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงในขณะที่สร้างความชัดเจนให้กับสมาชิกในทีม ประการที่สอง จัดตารางเวลาของคุณให้สอดคล้องกับจังหวะอัลตราเดียนตามธรรมชาติของคุณ เพื่อเพิ่มสมาธิให้สูงสุดในช่วงเวลาเร่งด่วน และจัดสรรงานที่ง่ายขึ้นสำหรับช่วงเวลาที่ใช้พลังงานต่ำ ประการที่สาม ใช้การเขียนโค้ดสีเพื่อจัดระเบียบปฏิทินของคุณให้มองเห็นได้ ทำให้ระบุงานประเภทต่างๆ และจัดลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น ประการที่สี่ ปฏิเสธการประชุมที่ไม่จำเป็นอย่างมั่นใจเพื่อรักษาการควบคุมเวลาของคุณ ประการที่ห้า สร้างช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับนัดหมายเพื่อจัดการการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดการหยุดชะงักของขั้นตอนการทำงาน ประการที่หก กำหนดเวลาโฟกัสเพื่อลดสิ่งรบกวนและเพิ่มผลผลิต ประการที่เจ็ด ใช้กลยุทธ์ต่างๆ เช่น การบล็อกเวลา การแบ่งกลุ่มงาน และการกำหนดธีมวัน เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ประการที่แปด จัดการกับงานที่ท้าทายก่อน (แนวทาง "กินกบตัวนั้น") เพื่อบรรเทาความเครียด ประการที่เก้า รวมการหยุดพักและการประมาณเวลาตามจริงสำหรับงานเพื่อพิจารณาการหยุดทำงานที่จำเป็น สุดท้ายนี้ ยอมรับว่าไม่มีปฏิทินใดจะสมบูรณ์แบบ ความสามารถในการปรับตัวถือเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด ด้วยการใช้กลยุทธ์เหล่านี้ คุณสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีโครงสร้างและมีประสิทธิผลมากขึ้นได้
